Как правильно ставить цели и задачи
Всем нам периодически не хватает мотивации для того, чтобы выполнить важное задание. Зачастую мы сами сознательно затягиваем выполнение того или иного пункта просто потому, что нам не хочется/сложно его делать. В результате наша работоспособность и продуктивность снижаются. Расскажу о том, какие способы решения этой проблемы я открыл для себя и своих сотрудников.
Для начала я расскажу про общие техники и методологии, которые применяются лично мной и в формате команды моей компании, а уже потом перейду на личность и расскажу, что делаю конкретно я, чтобы повышать эффективность. В конце, подведу итоги, рассказав про конкретные инструменты, которые помогают в ежедневной работе.
1. Методология SCRUM
Самое главное открытие, которое сейчас используется в работе всей моей команды и которое, на мой взгляд, самым кардинальным образом повышает эффективность работы каждого сотрудника компании — это работа по методологии SCRUM. Не вижу смысла долго расписывать эту историю, потому что на эту тему есть отличная книга, прочтения которой вполне достаточно для того, чтобы начать работать по данной методологии – книга Джеффа Сазерленда «Scrum – революционный метод управления проектами». Скажу об основных пунктах, которые мы используем в работе – это годовой Backlog нашей компании, то есть набор пользовательских историй и историй с нашей стороны, которые мы перефразировали и сделали задачами. Для удобства и постоянного отслеживания выполнения задач, годовой Backlog мы разбили на недельные подзадачи. Это дает возможность еженедельно контролировать их выполнение. Возможно, это не совсем правильно, и в итоге мы придем к квартальному Backlog, но пока у нас это работает таким образом.
Помимо прочего, мы ставим годовые цели на каждого сотрудника, с которыми также сверяется Backlog и, исходя из этого, ставятся недельные цели и задачи. Мы регулярно проводим утренние собрания, на которых собирается управленческая команда, как правило, они проходят в 8:30 утра. Мы их проводим по удаленной связи Google Hangouts. Это дает возможность держать всю команду в курсе происходящего, настраиваться на рабочий день и оперативно решать вопросы, сложности и задачи, если таковые возникают.
Дополнительно, по утрам понедельников, перед тем как провести утреннее собрание, мы проводим постановочное собрание, на котором разбираем какие задачи будут взяты в работу на следующей недели каждым ключевым сотрудником. Это происходит таким образом: берем Backlog, разбираем какую задачу можно взять, иногда проводим совместное голосование по степени важности, срочности и весу задачи в достижении целей компании. После этого удается выделить приоритетные задачи, которые стоит взять в работу. Отдельным пунктом проводим голосование по сложности выполнения и реализации задачи, чтобы не брать неподъемные задачи на заданный период времени.
Вообще Scrum-методология подразумевает также, еженедельное измерение скорости работы. Мы пока не используем этот инструмент у себя, но думаю, что через какое-то количество времени к этому придем.
Вывод: из SCRUM – методологии мы используем недельные спринты (задачи, которые каждый сотрудник берет на неделю). По итогу недели, у каждого сотрудника должен быть готов определенный кусок продукта, который можно показать, либо готовый к использованию кусок, который является активом компании. Также, из дополнительных, интересных пунктов методологии Scrum, я взял регулярность питания. Потому-что если ты плохо, не вовремя питаешься, ты не можешь быть эффективным в работе, поэтому регулярность питания – один из ярких пунктов методологии Scrum. Вообще книга полна очень интересными примерами, советую ее прочесть.
2. «Джедайские техники» Максима Дорофеева
Вторая техника, которую мы используем в компании – «Джедайские техники» Максима Дорофеева. Я сам ее использую по максимуму и стараюсь донести и продать ее каждому сотруднику внутри компании, чтобы максимальное количество наших людей по ней работало. Данная техника есть в открытом доступе на YouTube, где Максим Дорофеев очень просто, наглядно и понятно рассказывает о ней на своем мини-вебинаре. Оттуда я использую два правила – техника пустого инбокса, то есть у меня никогда нет «завала» в почте, нет непрочитанных писем – любое сообщение я прочитал и поставил в список задач. И второе правило – это написание списка задач как себе, так и сотрудникам. Вообще «Джедайские техники» Максима Дорофеева достойны изучения, я очень рекомендую их к изучению, потому что мне они были очень полезны.
3. Power Nap
Еще одна техника, которую лично я использую – это Power Nap, короткий сон, который позволяет получить заряд энергии. Я его использую в те моменты, когда у меня уже не хватает энергии или сил. В идеале, его нужно использовать на регулярной основе, в определенное время. Но, к сожалению, наш ритм жизни и текущая работа не предполагают такой системности. По крайней мере, моя жизнь не позволяет мне делать это регулярно в одно и тоже время. Поэтому я делаю эти «power nap», когда получается – ставлю себе будильник на 19 минут и ложусь спать. Причем не важно, где это происходит: от аэропорта и автомобиля, до дома и встречи, в кафе. Единственное, я не делаю это в офисе. Засыпаю очень быстро, в течении 1-2 минут, а через 19 минут просыпаюсь. Причем, я замечал, что даже если ты не спишь, то получается такой своеобразный формат медитации, когда ты просто начинаешь отслеживать свои мысли и так или иначе это дает энергию. Эту технику я почерпнул из книги Тима Ферриса «Как работать по 4 часа в неделю». Один из его тезисов «как вообще люди спят в целом», оттуда я для себя открыл методологию, как можно спать по 4 часа в день и эффективно работать. Это не значит, что я сплю по 4 часа в день, я сплю по 7-8 часов в день, но это позволило мне обратить внимание, что единственный способ сделать сон меньше — это внедрить время для сна в течение дня. И поэкспериментировав с таким сном, я открыл для себя простую методологию по повышению своей эффективности.
4. Делегирование простых задач помощнику
Следующая техника, которую я использую – это делегирование простых задач помощнику. Я за время работы, надеюсь, научился писать задачи так, чтобы они не требовали дополнительного обсуждения или не вызывали дополнительных вопросов. Если у меня есть какая-то элементарная задача, из разряда найти в каком-нибудь городе что-нибудь, по определенным параметрам, то я не трачу на это собственного времени, а просто отправляю эту задачу помощнику и на выходе получаю результат. Я не трачу свое время и внимание на решение мелких задач.
5. Регламентирование повторяющихся процессов
Следующая техника, если можно ее назвать техникой, – это регламентирование повторяющихся процессов. Мы внедрили в компанию такую практику, что любой процесс, который существует, если он повторяется несколько раз, и к нему приходится возвращаться, должен быть, по возможности, регламентирован. У нас есть регламенты начиная от наших базовых функций (то есть проведение всех собеседований, сбора групп, сбора обратной связи, текущей работы), до возникновения нестандарнтных ситуаций («что делать, если что-то произошло не по плану?» «что делать, если клиент не выходит на связь?»)
6. Утренние медитации
Последняя техника, про которую я хотел бы сказать, не знаю насколько это можно назвать техникой, не думаю, что это применимо именно здесь, но я стараюсь делать небольшие утренние медитации на регулярной основе. Причем недолгие, 5-10 минут, но этого хватает, чтобы успокоить мысли и сосредоточиться на главном. К сожалению, надо отметить, что у меня эта фаза с медитациями обостряется в периоды, когда слишком большое количество задач. Я делаю все возможное, чтобы эта привычка у меня сохранилась, и не зависела от моей загруженности, а просто служила хорошим началом каждого дня.
Теперь давайте проговорим про инструменты, которые мы используем для увеличения личной эффективности.
7. One note
Первое – one note. Это ежедневник, который мы используем в своей работе, он позволяет писать на любом месте листа, что не является очевидной функцией существующих сегодня ежедневников. При этом имеет такие приятные бонусы, как, например, встроенный внутрь калькулятор с какими-то простыми вещами: умножение, деление, дроби, которые умеет делать калькулятор, но он умеет делать это прямо внутри документа. Туда же прикрепляются все документы, имеется достаточно удобная навигация внутри. Я вообще веду там все записи, которые у меня есть: от списка дел, Backlog-ов , задач, планов и до личных целей, списка книг, каких-то личных задач по дому — все пишу здесь. Это невероятно удобный рабочий инструмент, которым я пользуюсь. При этом, я не использую какую-то интеграцию с телефоном, потому что все время ношу с собой ноутбук и мне удобно пользоваться только ноутбуком для работы. Возможно для кого-то это критично.
8. FastStone Capture
Следующий инструмент, который мы используем – это FastStone Capture, очень удобный инструмент для создания видео-инструкций, для записи разговора, для записи экрана, для создания скриншотов, пожалуй, это самая удобная программа, которую я встречал. Она невероятно быстро и просто работает, внутрь встроен еще и отличный редактор, который освобождает от ненужных, сложных и тяжелых дополнительных программ.
9. Google Hangouts и Skype
Инструмент, который мы используем для конференц-связи — это Google Hangouts и Skype. Skype, в последнее время, начал безбожно тупить, несмотря на все те обновления, над которыми регулярно ведется работа, там остается огромное количество нерешенных проблем: звонок приходит то на телефон, то на компьютер, то на телефоне отображается, а компьютере нет; часть звонков не отображается вообще, некоторые отображаются через час. В общем, мы плюнули и стали работать в Hangouts. Связь достаточно стабильная, работает хорошо, бесплатная и понятная, у всех есть почта на Google, поэтому инструмент рекомендую, он достаточно неочевидный.
10. Asana
Asana –это управление проектами. Мы пробовали работать в Раике. Для нас этот инструмент оказался слишком тяжелым. Asana проще и понятнее. Не могу сказать, что мы на 100% пользуемся Asana, но внутренние проекты ведем все там и все чек-листы по проектам у нас в Asana. Переписка и все общение внутри компании по проектам происходит у нас в Telegram, где мы создаем большие проектные чаты. Возможно, в течении года мы перейдем на слэг. Я слышал много положительных отзывов о нем, но такой переход нас еще ждет, пока все в Telegram.
10. amoCRM
Работу с клиентами мы ведем в amoCRM – это инструмент, который позволяет повышать эффективность работы. Отмечу, что это не первая CRM, которую мы испробовали, ранее работали в Мегаплане, Битриксе, Фрэшофисе, Шуге и amoCRM – самая удобная, понятная, поддерживаемая, относительно дешевая CRM -система, которая только существует.
11. Time Doctor
Из неочевидных time doctor – средство за контролем времени работы. Причем, я бы еще назвал его, как средство повышения осознанности работы. Я им не пользуюсь регулярно, но пользуюсь тогда, когда хочу понять, что происходит с моими задачами, или с задачами конкретного сотрудника. Так, одним из следствий включения time doctor, стало увольнение одного из ключевых сотрудников в нашей компании. К сожалению, или к счастью, после использования данного инструмента, стало очевидно, что его работа явно не над активом компании, а над какими-то личными целями и задачами. Также, он помог понять на что утекает масса времени у меня. И какой реальный объем работы я могу сделать за день. Это были довольно неочевидные открытия, и я, например, открыл, что максимум рабочих часов в день, именно рабочих когда я на 100 % внимания погружен в работу – это четыре с половиной часа в день, то время, в которое я максимально продуктивен для работы. Всё остальное является такой неосознанной деятельностью, которая просто идет.
12. Google календарь, почта на Gmail
Мы все используем Google календарь, почта на Gmail, я не знаю что может быть удобнее. Внутренние документы: Google docks, Google shits. Большинство документов, это не очевидная история, ведем в Google docks, Google shits. Я фанат Excel, но есть ряд случаев, когда стоит необходимость этим документом делиться, и в этом случае Excel проигрывает просто со всех сторон Google shits. Поэтому если этим документом нет необходимости делиться и нужны, какие-то сложные удобные формулы, то я тогда использую Excel. Если это просто внутренний документ, то это Google docks, Google shits.
13. Автоматизация
Есть еще внутренний инструмент, который мы используем – это автоматизация. Например: создание договоров через инструмент Word, который называется «рассылки». Я видел достаточно немного компаний, которые этим пользуются, но мы для себя открыли, что можно упростить создание договора и ускорить любую работу просто используя инструмент слияния, который находиться во вкладке рассылки в Word. С тех пор, мы все договора создаем через этот пошаговый мастер слияния, и у нас кратно уменьшилось количество ошибок и времени, которое уходит на создание договора. Теперь это понятный простой процесс, который у нас регламентирован и его может делать кто угодно, включая помощника. Тоже неочевидная история, но на очень удобна.
14. Телефония
Телефония у нас как встроенная Масирон, так и Фаворайт.
15. Управление удаленным рабочим столом
Иногда возникает необходимость что-то показать, что-то сделать — это anydeks.
16. Google drive и dropbox
Документы храним в Google drive и dropbox. Там достаточно удобно всё делится между собой, т.е. поделится документом конечно удобнее в Google drive, но dropbox мы тоже не забываем.
