Как компания по подбору персонала искала решение для ведения проектов

UP business — это компания, которая занимается подбором персонала для активных B2B продаж: менеджеров по продажам, руководителей отделов и директоров по продажам. К ним обращаются, когда нужно быстро найти много крутых продавцов или закрыть сложную позицию. UP business находит сотрудников для Совкомбанка, банка Точка, Roistat, SuperJob и других крупных клиентов.

Чаще всего, собственные HR-отделы компаний, которые занимаются B2B продажами, не могут самостоятельно закрыть нужное количество своих вакансий. Поиск таких сотрудников требует определённых навыков и ресурсов. Зато эти ресурсы есть у UP business — в компании работает собственный колл-центр с 25 операторами, а HR департамент компании проводит минимум 5-6 групповых собеседований в неделю. За 2019 год в компании провели 232 групповых собеседования и нашли клиентам 413 менеджеров по продажам.

Собственник UP business, Алексей Галицкий, рассказал, зачем ему потребовалось средство для управлениями проектами компании, как он выбирал из нескольких вариантов, что из этого получилось и как в UP business ведут проекты сейчас.

Зачем компании нужен инструмент для ведения проектов

Раньше в UP business вели задачи по проектам в Гугл-документах и Таблицах. Когда компания была небольшой, было несложно следить за всеми обязательствами и их выполнять.

Когда клиентов стало больше, количество ошибок выросло нелинейно — компания упёрлась в потолок задач и проектов. Стало ясно, что проекты нужно упаковывать в единую систему, в один процесс.

Алексей говорит, что работа UP business заточена на LTV — когда основной доход компании построен на потоке заказов от уже существующих клиентов, а не на привлечении новых. Если один раз сделать клиенту хорошо, то он придёт ещё и купит снова. А для этого надо всего ничего — выполнить все взятые на себя обязательства.

Каждый новый подбор сотрудников для клиента — это новый проект. В нём участвуют много людей, появляется куча разных задач, нюансов. Всё это надо не потерять. Но если нигде не вести учёт обязательств, всегда что-нибудь да забудется или потеряется. Для этого UP business и была нужна система управления проектами.

Собственный опыт: от Мегаплана до Jira

Варианты сервисов искали просто — сели за компьютер, поискали в Гугле системы управления проектами, составили список и начали тестировать.

Всего пробовали внедрить несколько решений: Мегаплан, Basecamp, Wrike, Trello, Asana и Jira. Но ни один из вариантов компании не подошёл.

Мегаплан пробовали дважды. Несмотря на то, что создатели сервиса попытались объединить в одной системе CRM, финансовый учёт, управление задачами и персоналом, всё вместе не работало так, как хотели в UP business. Использовали только малую часть Мегаплана — трекер задач. Но сотрудники жаловались, что система непонятная, и не хотели в ней работать.

В Basecamp удалось настроить нужные процессы. Система работала, но в ней нельзя было настроить сложную маршрутизацию, она была медленной и стоила приличных денег.

Главным минусом Basecamp оказалось отсутствие русского языка. Заставить работать в нём людей, которые не очень хорошо знают английский, было невозможно. От Basecamp решили отказаться и стали искать дальше.

Некоторое время тестировали Wrike. В нём есть настраиваемые бизнес-процессы, диаграмма Ганта, дашборды. Но сама система была сложной, работать в ней было очень неудобно. Поэтому Wrike «не зашёл» совсем.

От Trello отказались сразу. В нём нет никаких процессов, только канбан доска. Как вести несколько проектов без автоматизации и маршрутизации? Никак. Пошли дальше.

Jira понравилась больше. Настроить бизнес-процессы тяжело, но можно. Confluence — очень удобный сервис, чтобы организовать в нём базу знаний. Но, по сути, Jira — это более продвинутая версия Trello, канбан доска с расширенными комментариями. Удобная, но не для задач UP business.

Дольше всего работали в Asana — целый год. Настроили интеграции с различными сервисами, например, с amoCRM. Система работала, проекты велись, но всё равно не то — в Asana нельзя было построить полноценный бизнес-процесс.

Нельзя было автоматически переносить задачи с этапа на этап и переназначать ответственных — это надо было делать вручную. Поэтому от Asana отказались.

Осознание того, что мы катимся по наклонной и будет только хуже, пришло, когда мы сидели на очередном собрании впятером: собственник, руководитель реализации, HRD, руководитель отдела продаж, контент-менеджер — только для того, чтобы перевести проекты в Asana на соответствующий этап и переставить руками ответственных в каждой задаче.

Алексей Галицкий
собственник UP business

Были мысли настроить процессы по проектам в amoCRM, но от этой идеи отказались. Решили, что не стоит переделывать систему под те задачи, для которых она не создавалась.

А ещё во всех системах, которые тестировали, не было полноценной истории действий по проекту. Этого очень не хватало. Например, написал кто-нибудь комментарий, а потом стёр — и как будто его и не было. В некоторых системах можно было удалить даже задачу, по глупости или намеренно, и об этом никто не узнает. Из-за этого возникает вероятность ошибок, чего в UP business хотели избежать.

Неожиданное решение

Решение нашлось случайно. Алексей вёл проект с крупным банком — клиентом Pyrus. Посмотрел, как Pyrus работает в банке, прикинул, как можно было бы использовать для своих целей, и решил попробовать.

Настраивал всё сам. Система несложная — разобрался быстро. Если возникали вопросы, звонил в поддержку или искал ответы на вопросы в Справке. Сейчас настройкой и организацией процессов по проектам занимаются Алексей и продакт-менеджер компании.

По сути, Pyrus — это среда программирования без программирования, в которой не надо учить язык. Можно настроить любую логику обработки любых полей, и система будет работать именно так, как тебе нужно.

Алексей Галицкий
собственник UP business

Первые процессы UP business запустили в Pyrus в конце 2018 года. Алексей говорит, что сейчас Pyrus максимально соответствует задачам в его компании, поэтому ему больше не нужно искать какое-то другое решение.

Каждый новый проект — это процесс

Каждый проект UP business в Pyrus — это повторяющийся процесс, который развивается по конкретной логике и маршруту. Клиенты, условия, цели могут быть разными, но этапы проекта — всегда одни и те же.

Работа с новым клиентом начинается с заполнения формы «ПРОЕКТ». Консультант компании заносит в форму название компании-клиента, контакты, кого надо искать и сколько нужно сотрудников, сроки, ответственных и заполняет ещё пару десятков полей. А дальше начинается движение проекта.

Проект идёт по заданному маршруту:

• подготовка и согласование документов отбора;
• анкетирование соискателей и проверка их ответов;
• проверка резюме;
• групповые собеседования;
• проверки рекомендаций и проверка службой безопасности;
• принятие решений по кандидатам.

В зависимости от этапа, в задаче участвуют менеджер по продажам, консультант, руководитель проектов, специалисты HR-департамента, юрист и другие сотрудники. Проект закрывают, когда нужное количество сотрудников вышло на работу и прошло испытательный срок.

Если в ходе проекта появляется какая-то непредвиденная задача или пожелание от заказчика, то ответственный создаёт связанную с основным проектом задачу. Для неё указывается срок, назначается ответственный. Таким образом, UP business не забывает ни одного своего обязательства перед заказчиком.

Проект как типовой процесс — это не особенность одной компании или отрасли. Это суть проектов в различных сферах. Например, компания занимается архитектурой и дизайном интерьеров. Каждый новый проект — это новый клиент, со своими потребностями, вкусами, пожеланиями. Но каждый проект идёт по конкретным этапам: дизайн, согласование, заказ материалов, доставка, ремонт, приём работы — и эти этапы всегда одни и те же.

Источник: pyrus.com