Четыре рабочих метода, чтобы вычислить неэффективных сотрудников

Меня зовут Алексей Галицкий, я собственник компании UP Business. Мы набираем линейных менеджеров, руководителей, директоров, и за почти 7 лет работы провели более 850 конкурсных групповых собеседований для компаний различного масштаба. Подбираем в среднем более 250 сотрудников в год, и нас судят по их эффективности, поэтому для нас этот вопрос важен.

Предложу 4 способа поиска неэффективных сотрудников в компании. 

Трекер времени или фотография рабочего дня

Этот способ простой, экстренный и не самый системный. Если возникли вопросы по одному из сотрудников, и вы хотите разобраться, подходит он для работы дальше или нет — делайте фотографию рабочего дня. Цель – проверить, на что сотрудник тратит рабочее время, много ли от его труда пользы, или там много того, что не приносит пользу клиенту (в японском языке это обозначается понятием «муда»). 

Я использую программу Time Doctor. Она платная, стоит порядка 10 долларов за сотрудника, но испытательный период бесплатный, и его хватит проверить 1-2 ребят. Есть много аналогов — и дешевле, и бесплатные.

Наш опыт

Благодаря Time Doctor я уволил двоих неэффективных сотрудников день в день. Более 3-х лет назад выяснилось, что руководитель отдела продаж большую часть времени занимался личными задачами и запуском личного проекта. Он переехал в другой город, а работать с удаленными руководителями я тогда не умел. У Time Doctor есть отличная функция — делать скриншоты рабочего стола, следить за открытыми программами и постоянно спрашивать о текущей задаче: когда сотрудник переключается на другой диалог внутри системы, Time Doctor спросит, ту ли задачу ты делаешь. Мне импонирует, как это выглядит — настойчиво, но при этом ненавязчиво. 

В конце рабочего дня руководителю присылается отчет, в котором видно количество рабочего времени за день. При этом можно открыть разбивку, провалиться детально вглубь каждого рабочего диапазона и просматривать скриншоты, обнаруживая для себя массу интересного. Первый тревожный признак — сомнения насчет адекватности задач, которые сотрудник написал в отчете. Второй – если на скриншотах видно одно, а в задачах написано другое, то сотрудник вам врет и часть времени тратит не на работу. 

Плюсы

Быстрота внедрения

Практически ничего не надо настраивать. Зарегистрировали себя, дали ссылку человеку, он поставил приложение на компьютер, неважно, в каком городе или в каком месте мира — и пошла оценка. 

Недорого

Есть бесплатный тестовый период, 10 долларов за человека — тоже приемлемо. 

Быстрый результат

Иногда на оценку работы сотрудника достаточно одного дня. В более тяжелых случаях нужно отслеживать неделю или хотя бы 2-3 дня. 

Проверка конкретного сотрудника

Способ подходит для поиска проблемы в случае, если возникли вопросы к определенному сотруднику. 

Минусы

Не подходит для крупной компании

Я не видел адекватного решения для большого количества сотрудников (например, 50-70). Возможно, способы настройки есть, но тогда будет стоять вопрос стоимости, понадобится администратор — как любое софтверное решение, это потребует большего внимания, времени и некоторой интеграции. 

Требует привычки и высокой осознанности для регулярного заполнения

Для телефона тоже есть приложение, но его нужно заполнять — то есть такой же власти, как в системе Windows, у приложения не будет. Нужно будет тыкать руками, какое приложение и что конкретный человек сейчас делает сам, никаких скриншотов системы iOS тоже не будет. Если ребята ездят куда-то на встречи — все будет на веру. 

Сторонний аудит

Это более системный и глубокий способ поиска неэффективных сотрудников. Проводится сторонним консультантом, который проводит сначала установочную встречу с вами как с заказчиком процедуры, а потом — очные или Zoom-встречи с каждым из сотрудников. Он задает им вопросы в соответствии с задачей, а заодно — HR-консультационные вопросы, чтобы найти у сотрудников признаки неэффективности (или токсичности — новое модное слово, которое тоже применимо в данной статье). Попутно выявляет точки роста так, чтобы сотрудники тоже накидали решений. 

По нашей практике (периодически делаем аудит для наших клиентов), встреча с сотрудником занимает от 30 до 90 минут. Задаются вопросы от базовых (что является результатом работы и за что компания платит деньги) до конкретных ситуативных — как человек относится к новому руководителю, комфортно ли с ним работать, как ставится задача, как он понимает, что эти задачи выполнены, как понимает, что руководитель доволен его работой и тому подобное. На выходе формируется подробный отчет и, на удивление, все неэффективные сотрудники себя крайне ярко проявляют. 

Есть забавный побочный эффект — с приглашенным консультантом сотрудники показывают своё 100% отношение к собственнику. Мы просим заказчика, чтобы сотрудники были в курсе: аудит — задача, которую поставил собственник. По решению собственника наша работа была согласована, и все, что будет дальше сказано сотрудником, показывает его отношение к собственнику — так, как если он бы отвечал на вопросы собственника напрямую. 

Плюсы

• Выявление и систематизация неочевидных, глубинных проблем в коллективе;
• Резюме по каждому из ключевых сотрудников; 
• Быстрый старт — сделали установочную встречу, закинули денег, работа пошла. 

Минусы

Дорого

Меньше 200 тысяч рублей это не стоит, а если стоит дешевле — возможно, у консультантов не хватает опыта. 

Долго

На сам аудит и подготовку отчета уходит от 7 до 14 дней. В теории можно быстрее, но это масштабная консультационная работа, которая требует не только сбора информации, но и её дальнейшей аналитики, правильной упаковки и презентаций решений. 

Результат сильно зависит от консультанта

Если консультант — сильный управленец, то и отчет потенциально может быть сильный, будут найдены интересные возможности и точки роста. Если консультант – новичок, которого недавно поставили и дорого продали, то и отчет будет «новичковым». 

Конфликт интересов

Это проблема всей консультационной деятельности — чем больше проблем ты нашел, тем дольше можешь продавать компании свои услуги. К этому нужно относиться взвешенно. Как сказал мне один умный и более чем обеспеченный человек — никогда не верь одной точке зрения, бери информацию минимум из трех источников. Поэтому если есть возможность и это крайне важные сотрудники, делайте их аудит двумя консультантами и сравнивайте результат.

Энергозатратно для сотрудников

Какой-то сторонний человек проводит какую-то работу… сотрудники относятся к этому настороженно, так как понимают, что их проверяют. Если аудит проводится очно — это привлекает слишком много внимания в ущерб работе, и это стоит энергии, времени, потенциально потерянных денег. 

Наш опыт

Мы увольняли токсичных сотрудников, которые незаметно подрывают авторитет руководителя и собственников, причем эти ребята работали давно. Правильно заданный вопрос позволяет таких сотрудников найти, убрать из коллектива и решить тем самым многие проблемы. 

Как побочный эффект — формируется список задач для внедрения, потому что сотрудники охотно говорят о сложностях. Да, это не аналог стратегической или тактической сессии, но сотрудники так или иначе отвечают на вопросы, которые связаны с текущими задачами бизнеса — в том числе и о реальных сложностях, занимающих их внимание, и о возможных решениях. 

Программы слежения за рабочим столом и телефоном

Примеры — «Стахановец» и Kickidler. Это масштабные программные решения — программы, которые следят за всей деятельностью сотрудника на стационарном компьютере и специально подготовленном телефоне (Android с определенной прошивкой и предустановленным программными обеспечением). Вся введенная информация — с клавиатуры, мышки, все переходы, коммуникация между сотрудниками, другие действия — аккумулируется и хранится внутри программы. 

Еще есть словари, которые можно настраивать руками, добавлять туда сленговые слова вашего бизнеса и получать инструмент, который на регулярной основе подсвечивает администратору информацию, нуждающуюся в проверке. Если видим, что сотрудник заходит на сайты поиска работы или вбивает в строку поиска «поиск работы» или «Москва, найти работу» — наверное, всё-таки он в поиске работы. 

Программа считает количество неэффективно потраченного времени — на каких сайтах, в каких приложениях и сколько именно. Являются сайты рабочими или нет, легко сегментируется по тем же самым словарям. Системы позволяют выявлять скрытые риски — например, подработки в рабочее время, взятки, откаты. 

Наш опыт

Был случай, когда после скрытой установки подобного программного комплекса мы уволили наркокурьера — девушку, которая принесла в офис товар для последующей продажи. Причем это было не что-то легкое, и страшно представить, что произошло бы с компанией, если бы этого человека взяли в офисе вместе с товаром. 

Второй пример – уволили взяточника. Компания занимается такой деятельностью, что периодически менеджерам, которые работают с партнерами, предлагаются взятки. Зная об этом, компания предложила сотрудникам класть эти денежки официально в кассу и получать крайне весомый процент. Но даже при этом один конкретный человек взятки брал, и с ним таким образом попрощались. 

Плюсы

Это мощное системное решение, которое позволяет на регулярном уровне выявлять всех бездельников и тех, кто работает неэффективно. 

Минусы

Сотрудники не должны знать

Желательно, чтобы сотрудники других компаний не знали об этом решении, потому что любая слежка за сотрудниками будет вызывать у последних послевкусие недоверия со стороны компании. К камерам в кафе все привыкли, а к камерам внутри офиса не очень. Понимание того, что за каждым твоим шагом следят, и все, что ты вписал в компьютер, будет записано в программу и проанализировано, вызывает ощущение «большого брата» — привет Джорджу Оруэллу и «1984». 

Требует покупки техники

Это решение не подразумевает, что вы забираете телефон у сотрудника, ставите на него приложение и отдаете обратно — нужно выдать рабочий телефон. 

Нужен сервер

«Стахановец» требует установки на сервере. Сервер нужно купить либо арендовать, а установка и настройка требуют компьютерной грамотности, это чуть-чуть тяжеловесное решение. Kickidler в этом плане попроще, но разбираться и дружить с компьютером тоже нужно. 

Нужен сотрудник и контроль за ним

Для полноценной работы с этим решением в идеале выделяется отдельный администратор. И здесь мы подошли к следующему этапу развития компании, когда появляется внутренняя служба безопасности, у которой есть полномочия якобы следить за всеми. Но чем меньше власти у человека, чем больше он этой властью пользуется — поэтому следить за следящими тоже приходится. Важно, чтобы информация была в руках у адекватного, сильного, вменяемого, осознанного человека, который не будет этой информацией пользоваться в личных целях. 

Все эти решения необходимы, если:

• Вы уже заработали денег на эти решения; 
• В компании возможно воровство или мошенничество;
• Просто вы чересчур параноик. 

Эффективный системный менеджмент

Мне нравится пример моего тезки Сергея Галицкого, бывшего владельца сети «Магнит». Его спросили, как он, самый крупный работодатель в нашей стране, управляет 200-ми тысячами людей — а он ответил, что управляет не 200-ми тысячами людей, а только шестью. У каждого руководителя, которым он управляет, в подчинении еще 6 человек, и так далее. 

Задача менеджмента – конкретно ваше лично эффективное управление шестью людьми (нормальный диапазон от 4 до 8). Разберем, что это подразумевает. 

Прописанные ключевые показатели должности

Они должны вестись в системе — например, мы используем Platrum, это последняя разработка ребят из Roistat. Очень толковое, понятное, простое, наглядное и бесплатное. Если в компании условно 50 сотрудников, то 20 ключевых там будут бесплатные. 

Регулярные встречи

Мы в компании используем scrum-технологию, которую доработали до наших реалий. Она чуть упрощенная, чуть более приземленная, у нас тоже есть спринты и утренние собрания на бегу. И эти регулярные встречи позволяют держать руку на пульсе и мне как руководителю, и ребятам, которые проводят свои scrum-собрания в рамках групп. 

Отчетность

Сотрудники отчитываются по выполненным показателям, и вы уже понимаете, выполняют ли они свои задачи. И можно копать дальше — например, собирать с них фотографию рабочего дня. 

Бизнес-процессы с прописанными сроками

Это требует прописывания бизнес-процессов компании и запихивания их в какую-то из систем управления процессами. Мы используем Pyrus, но вообще выбор большой — 1С-системы, BPMN или BPM-системы.

Если бизнес-процессы зафиксированы, их легче отслеживать. Объем просроченных задач, задачи, которые зависли на каком-то сотруднике (это значит, что у него не хватает внимания, он перегружен либо просто раздолбай). Замечая проблему, проваливаемся внутрь на определенную глубину, чтобы разобраться, проблема ли это в целом и как ее решить. Да, это требует времени и энергии, но этим нужно заниматься. 

Мы выбрали Pyrus, потому что это такая low-code система, которую мы можем сами настроить. Каждый ключевой сотрудник умеет это делать сам, поэтому мы прописываем внутренний бизнес-процесс, который в Pyrus называется «форма», под каждую новую задачу. Это позволяет избегать ошибок и заодно искать эффективных и неэффективных сотрудников.

Работа в системах, где невозможно удалить или поменять задачу бесследно

Мы ушли из всех популярных канбан-досок — Trello, Asana, Wrike и прочих, потому что у них есть одна очень не смешно забавная особенность – любая задача может быть удалена бесследно. Даже если вы потратили кучу времени, поставили кому-то задачи и подумали, что они будут выполняться — ни черта подобного. Кто-то действительно неэффективный или токсичный может подправить эти задачи по срокам или удалить, и вы об этом не узнаете при всем желании. 

Работа на канбан-досках

Я не знаю ни одного более эффективного инструмента, позволяющего отследить большой объем задач. Мы используем канбан-доски под каждый проект — проектная деятельность, call-центры, бухгалтерия, финансы, юридическая часть. Отдельная канбан-доска со списком задач, которые накидали в процессе мозгового штурма. На этих канбан-досках легко отслеживать объем работы, он понятен, с ним удобно работать. 

Работа над стратегическими задачами, поставленными на стратсессии

Вовлеченные сотрудники, которые связывают себя с интересами компании — скорее всего, точно не те неэффективные ребята, о которых изначально шла речь. Если вы смогли вовлечь сотрудников в цели компании, если вы адекватный, интересный, вменяемый собственник или руководитель, то у сотрудников просто не будет причин быть неэффективными (или их станет меньше). А всех негодяев, которые вредят бизнесу, можно вычислить методами, которые я обозначил ваше. Удачи вам, используйте методы, убирайте неэффективных сотрудников, набирайте эффективных.

Алексей Галицкий для Executive