Мотивация проектных команд: принципы и механизмы работы

• Блог, Мотивация сотрудников, Статьи

Нацелить человека на успешную работу не так-то просто, что и говорить про целую команду! Каждый руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью поиска мотивации участия в проекте для членов, вовлеченного в рабочий процесс, коллектива. Как успешно дойти до финала и при этом не растерять энтузиазм задействованных специалистов, расскажем в этом материале.

Как мотивировать команду: основные правила и принципы

Основная задача создания системы мотивации команды проекта состоит в том, чтобы сформировать максимально комфортные условия для работы сотрудников и простимулировать их к росту результативности. Каждый работник обладает разными интеллектуальными возможностями, маркерами прогресса, набором профессиональных и личных качеств, поэтому важнейшим принципом создания грамотного механизма является персонификация, а также:

единая схема работы. Нельзя использовать диаметрально противоположные инструменты к разным участникам, такой подход приводит к разрозненности, а не сплочению;
соответствие проектным целям. Крайне нелогичными решениями будут действия, не направленные на реализацию стратегических планов компании;
прозрачность. Механизм работы должен быть понятен каждому сотруднику-члену команды.

Специалисты компании UP business рекомендуют приступить к профессиональной работе с самого начала. Индивидуальная работа с каждым членом команды поможет задать правильный тренд по взаимодействию в процессе реализации проекта. Важно не забывать, то перед участниками группы стоят задачи:

Довести проект до завершающей стадии.
Соблюсти установленные сроки.
Остаться в рамках согласованного бюджета.

Разработка мотивации проектных команд осложняется необходимостью использовать методы стимулирования, направленные как на весь коллектив, так и персонально на людей, принимающих непосредственное участие в процессах. Последняя задача усложняется требованием соблюдать принципы справедливости и обоснованности вознаграждений пропорционально вкладу в общее дело. Ошибочные действия могут вызвать обратную реакцию, создать у других участников чувство несправедливости. Чревато негативными последствиями при реализации принятых компанией на себя обязательств по отношению к третьим лицам.

Не рискуйте, доверьте профессионалам UP business разработку системы мотивации проектных менеджеров. Индивидуальный подход к решению каждой задачи, накопленный практический опыт и экспертность позволяют нашей компании оказывать услуги на высоком уровне. Кроме того, мы гарантируем, что отлаженный механизм работы принесет ожидаемый результат и, конечно, рост прибыли.

Заказать разработку системы мотивации

В общем смысле процесс взаимодействия с членами проектной команды предполагает следующие механизмы мотивации:

публичное выражение благодарности в любой форме;
предоставление возможности периодически председательствовать на совещаниях;
приглашение для выдачи экспертного заключения относительно работы других групп-коллективов организации;
проведение общих мероприятий, способствующих психологической разрядке;
предоставление расширенных функций и полномочий на рабочих местах;
финансовое мотивирование, выражающееся в денежных премиях, бонусах;
предоставление дополнительных дней к отпуску, выходных, гибкого или гибридного графика работы.

Существует два основных типа проектных команд: на развитие и типовые. Если последние работают в соответствии с установленными регламентами, то путь движения первых представляется более сложным ввиду отсутствия заранее определенных значений этапов. Именно поэтому система мотивации строится по-разному. Для тех коллективов, которые двигаются по регламентированному пути действуют жесткие оценки достигнутого результата: 100 % или 0. Например, в ходе реализации типового проекта команда значительно превысила рамки обозначенного бюджета, что отрицательно сказалось на стратегической цели деятельности компании. Значит команда проекта получит из премиального фонда 0 рублей или даже демотивацию. В случае же работы над не типовыми проектами для целей мотивации могут быть установлены диапазонные значения по минимуму и максимуму.

Текущий уровень мотивации участия в проекте

В любом реализуемом проекте используются человеческие ресурсы. Поэтому сложно переоценить роль каждого участника индивидуально. От менеджеров и консультантов требуется наличие должной профессиональной квалификации, и, конечно, мотивации участия. Последний пункт ложится на плечи руководителя проекта. Грамотно выстроенная мотивационная политика позволит добиться высокого уровня синергии, а также эффективности коллективной работы, а значит способствует успешному завершению проекта.

Мотивировать участников проекта не получится без реализации базовых потребностей каждого человека в отдельности, а именно:

автономности;
уровня принадлежности;
границ компетентности.

Для каждого коллектива важна возможность высказывать собственное мнение и оказывать влияние на процессы, грубо говоря, работать на результат. Кроме того, персонал компании нуждается в создании комфортной трудовой атмосферы: офис и персональное место, соответствующее должности, уровню компетенций, окладу. Руководитель обязан контролировать микроклимат в коллективе, улаживать конфликты, следить за интегрированностью каждого участника в команду. В силах управленца обеспечить участникам проекта должную перспективу самореализации, прокачки навыков, обучения.

Основной целью детальной работы с программами мотивации команд проектов является повышение качественного уровня выполнения поставленных задач за счет эффективной работы задействованных сотрудников. Эксперты UP business рекомендуют выбирать одну из двух эффективных методик работы:

Использовать проектную мотивацию в дополнение к действующим механизмам стимулирования работников организации.
Создавать единую продуманную систему для всего персонала компании, содержащую общие принципы и подходы к работе.

Задачами внедрения мотивации в систему управления проектом являются:

стимулирование команды на своевременное и качественное выполнение задач;
создание платформы для эффективного внутреннего взаимодействия между участниками;
дисциплина;
простота принятия решений при премировании, дополнительном вознаграждении;
получение обратной связи.

Как повысить уровень мотивации проектных менеджеров и других членов команды

Перед началом работы с мотивацией подчиненных, руководитель должен убедиться, что созданы комфортные условия для всех членов проектной команды. Сотрудники должны разделять ценности компании, понимать поставленные цели и задачи. Основное отличие от рабочей группы состоит в том, что такой коллектив работает сообща и каждый участник интегрирован в систему.
Для целей реализации проекта собирается команда людей, разделяющих общие цели. Важным фактором выступает предоставление самостоятельности каждому члену команды. Только при таком подходе каждый участник сможет беспрепятственно выражать собственную позицию по различным вопросам и брать на себя ответственность.
Делегирование части полномочий и распределение зон ответственности крайне положительно влияют на мотивацию персонала для участия в проекте. Начать можно с необходимости отслеживать сроки. А позднее перейти и к более сложным задачам.

Виды мотивации участников проектов

Мотивация, стимулирующая участие персонала в проекте, бывает нескольких видов:

базовая;
внутренняя;
внешняя;
положительная;
отрицательная.

Опираясь на потребности человека, описанные в пирамиде Маслоу, можно выделить:

Мотивацию с применением вознаграждений.
Премирование (выплата бонусов).
Карьерные перспективы.
Социальные гарантии.
Профессиональный рост.
Возложение ответственности за результат.
Значимость персонального вклада в общее дело.
Ощущение удовлетворения за проделанную работу.

Командными мотивирующими факторами также являются восприятие каждым членом себя частью команды и ощущение надежности.

Таким образом для менеджеров проектов, аутстаффа, консультантов и руководителя действуют следующие виды положительной материальной мотивации:

деньги. Действенный инструмент, способный повысить уровень выполнения работ и качество реализации проекта. Выражается в форме оклада, премии (квартальные, годовые), бонусов, разовых поощрений;
медицинский полис для сотрудника и членов семьи;
абонемент для посещения фитнес-центра;
возмещение затрат на проживание, проезд;
предоставление для пользования корпоративной топливной картой, сотовой связью и так далее;
скидки на продукцию, мерч и так далее;
повышение ставки оплаты за часовую выработку.

Нематериальными видами мотивации могут выступать:

публичное признание достижений;
повышение репутации и авторитета в компании;
встреча с руководством предприятия, присутствие на собрании директоров;
перспектива участия в эксклюзивном мероприятии, проекте;
обучение или повышение квалификации.

Отрицательная мотивация по опыту работы специалистов UP business применяется не так часто, ввиду отсутствия видимой эффективности. Однако, в отдельных случаях без применения такой методики не обойтись. Финансовыми видами являются штрафы и снижение стоимости часовой ставки. А нефинансовыми:

гласность проступков;
распространение негативных фактов;
выговор и порицание;
запрет сотруднику на совершение определенных действий.

В данном случае многое будет зависеть от тяжести совершенных проступков и их влияния на работу компании.

Кадровое агентство для руководителей UP business рекомендует тщательно подходить к вопросу стимулирования персонала при реализации проектов. Подбор сотрудника в уже сформированную команду вопрос решаемый, ввиду нашего обширного практического опыта, но все же сложный. Если же применение некоторых инструментов вызывает сомнения и трудности, обратитесь к нам за услугой разработки системы мотивации.

Система мотивации команды проекта

Создание эффективной системы мотивации проектных команд происходит в четыре этапа:

Распределение ролей. Каждый сотрудник нуждается в четком разграничении полномочий и ответственностей. Для этих целей на каждую задачу определяется специалист, готовый к выполнению. Важно понимать, что функционал сохранится до самого финального этапа сдачи проекта.
Планирование уровней загрузки. Временные сроки – необходимый параметр любого проекта. Поэтому для стимулирования важно понимать степень загруженности каждого работника. Подобная информация может быть вычислена опытным путем или на основании значений плановой трудоемкости. Например, Специалист 1 Петров П.П. – 20%, Руководитель Савельев С.С. – 30%, Консультант Рябова А.А. – 10%. При расчете вознаграждений каждое значение будет учтено.
Определение трудозатрат. В этот пункт включаются зарплаты участников проекта и выплачиваемые возмещения. Объективная оценка участия каждого специалиста – основа успеха. Для системы мотивации необходимо наличие компенсационного фонда, учитывающего выплаты премий и бонусов в дополнение к действующему окладу работника.
Формирование и утверждение механизма мотивации сотрудников. На завершающем этапе происходит настройка процессов, опробование. Кроме того, устанавливается коэффициент трудового участия, который может быть изменен в любой момент по решению руководителя.

После того, как реализация проекта завершена, происходит пересчет заработной платы участников с применением корректирующих коэффициентов. UP business рекомендует принятые решение заносить в локальные акты об оплате труда для дальнейшего контроля. Принцип работы сбалансированной системы мотивации таков, что при положительном исходе завершения проекта каждый участник получает прибавку к окладу. В том же случае, если успеха достичь не удалось, каждый остается при базовой зп.

Мотивация руководителей проекта и технических лидеров

Разработка мотивации для руководителя проекта и технических лидеров не отличается от стимулирования остальных членов команды. Как правило, директора компаний стремятся к тому, чтобы по максимуму привязать вознаграждение управляющего к результату, реализованному коллективом в ходе деятельности. Для этого производится детальная разбивка на этапы и устанавливаются предельные и минимальные значения «ожиданий». Для объективной оценки эти данные должны быть понятными и осязаемыми.

Например, Компания Х приняла в качестве мотивации для руководителя проекта 30 процентов. Проект состоит из 4 этапов. Принято решение распределить доли 2-3-5-20. Таким образом, РП будет понимать, что после того, как команда достигнет заданного результата – появится перспектива получить бонус. Остальные же 70% будут выплачены после того, как проект будет с успехом завершен и сдан. Такой же принцип действия подходит к наставнику технической команды.

Оценка вклада сотрудников

Для определения объема премиального фонда используются дифференциальные методики. Большинство учитывают персональный вклад каждого участника команды проекта.

Рассмотрим в качестве примера, если формирование фонда осуществляется как доля бюджета проекта. Выделенная стоимость составляет 500 000 рублей. Принято решение, что вклад работников компании составляет 10%, это значит, что для мотивации будет выделено 50 000 рублей.

Отдельные представители бизнеса предпочитают выделять долю на вознаграждения команды, исходя из фонда оплаты труда. Например, период действия проекта составляет 3 месяца, состав участников достигает 10 человек. По должностному расписанию оклад каждого работника составляет 40 000 рублей. ФОТ составляет 1 200 000 рублей. Руководство компании определило, что доля премирования составит 11%, а в цифровом значении – 132 000 рублей. Далее для распределения бонусов будет использоваться корректирующий коэффициент, отражающий оценку вклада каждого сотрудника.

Внедрение программы мотивации

Прежде чем внедрять систему мотивации проектной команды, необходимо ее протестировать: проверить эффективность работы выбранных поправочных коэффициентов, как каждый сотрудник справляется с предоставленной ролью, объективностью заданных коэффициентов трудового участия и общей удовлетворенностью и заинтересованностью в успешной реализации. Эксперты UP business рекомендуют минимум раз в год проводить ревизию действующей системы мотивации и вносить необходимые коррективы.

Резюме по созданию мотивации проектных команд

При выполнении любого проекта особое значение имеет ресурсное наполнение. Качественная мотивация работников позволяет задействовать возможности компании при принятом бюджете и оговоренных сроках. Командная работа – это слаженный механизм, нуждающийся в управлении и корректировке. Не стоит забывать о том, что даже самая успешная командная игра не состоялась бы без персональной ответственности каждого участника.

Рассчитать стоимость разработки системы мотивации