С какого момента начинать адаптацию персонала: с первого дня или раньше

Адаптация для различного уровня сотрудников отличается. Очевидно, адаптация линейного сотрудника вроде оператора call-центра или менеджера по продажам должна быть одной, для руководителя отдела продаж — чуть поглубже, а для директора по продажам или генерального директора — совсем другой. Также имеет значение размер бизнеса: в микробизнесе об адаптации вообще не в курсе, в малом бизнесе о ней кто-то слышал, в среднем она уже является нормой, а в крупном — это обязательный базовый инструмент, без которого сотрудников на работу не берут. 

Давайте разбирать, какие бывают варианты адаптации, когда лучше ее начинать и как именно. 

Я буду опираться на личный опыт адаптации сотрудников, которых у меня порядка 35 человек. С этой чудесной командой мы провели уже больше 850 групповых собеседований для разного уровня компаний, включая и банки, и крупные компании в сфере SaaS, и компании поменьше. Тема адаптации там поднимается часто, поэтому я видел массу вариантов программ, также у меня собрана обратная связь об этих программах от соискателей. Поделюсь с вами самыми рабочими механиками. 

Инструменты адаптации

Документ для отправки сотрудникам

Очевидно, что перед тем, как сотрудник придет на работу, нужно объяснить ему, куда он приходит. С чем будет сталкиваться, откуда компания взялась, чем она занимается, кто ее клиенты, какие услуги оказывает или какие продукты продает, к чему стремится и зачем вообще все это происходит. Чем дольше вы как компания существуете, тем больше у вас историй, важности, ограничений, деталей, которые идут и от департамента, и от филиала, и от различных собственников. И чтобы эта информация не так сильно разнилась, а сотрудники не чувствовали себя брошенными, будет здорово отправить им какой-то документ. 

Это не панацея, но как минимум новому сотруднику будет полезно заранее узнать правила общения и коммуникации с клиентом — может быть, тогда он не станет в конце рабочего дня кричать на клиента, что какого черта ты пришел, у меня заканчивается смена и вообще скоро электричка (это реальный пример). 

Какую информацию давать

Традиционные HR-ы, конечно же, порекомендуют отправить миссию, ценности, принципы компании. Все об этом слышали, но за свою жизнь я видел только одну компанию, в которой люди реально знали принципы — это банк «Точка», куда мы набирали 178 менеджеров по продажам и теперь с ними дружим. Во всех остальных виденных мной компаниях миссию и ценности знают максимум 3 человека в правлении или топ-менеджменте, а остальные даже не догадываются. Поэтому этот набор макулатуры, который вы когда-то писали или у кого-то заказывали, но реально ему не следуете, будет абсолютно бесполезен. 

Зачем нужен документ 

Собственник запускал компанию с какой-то целью, и в ходе работы компания обросла принципами принятия решений, взаимоотношений и коммуникации внутри коллектива. И неплохо было бы для новых сотрудников эти принципы показать: ребята, мы делаем вот так, оргструктура у нас такая, решения принимаются так, сюда мы идем, а туда нет, такое мы принимаем, а такое ни в коем случае, а пожелания клиентов выполняем вот так или вот так. Согласитесь, это даже на словах не похоже на базовый документ о миссии и ценностях. 

Я писал первые миссию и ценности ещё в 2011 году, прочитав умную книжку какого-то бизнес-тренера. Слова похожи, сделаны по методичке. Спустя 10 лет я смотрю на этот набор букв и понимаю, что это полная ерунда, она не имеет никакого отношения к реальности — она правильная, но абсолютно бесполезна. Отправить это сотрудникам — полный шлак, лучше уж не отправлять ничего. 

Правила составления документа для адаптации

Писать максимально понятно

Документ должен быть написан так, чтобы его понял, предположим, сынишка вашего лучшего друга. Вот он вдруг пришёл к вам на работу, и вы ему объясняете, почему делаете так, а не иначе. Язык, которым вы с этим маленьким человечком говорите, наверняка максимально понятный, тональность общения — дружелюбная. Этот подход «сынишки лучшего друга» можно внедрять в подготовку документов.

Пояснять, зачем это надо

Я хочу, чтобы люди, которых я хочу видеть внутри компании и своей, и наших клиентов, независимо от должности периодически задавались вопросами, зачем они делают то, что делают. Но если просто написать, что делать, а что не делать, людям придется принимать сказанное на веру. Возможно, вы невероятный и обладаете либо харизмой, либо личным брендом (хотя доверие с порога больше похоже на какую-то секту). Но в обычном бизнесе безусловного доверия не будет, поэтому каждый тезис, который вы приводите, я бы подкреплял ответом на вопрос «Зачем это надо» или «Почему это важно». Снабжая таким комментарием пассажи, которые вы хотите донести в мозг новым сотрудникам, вы добьетесь от этой бумаги большей пользы. 

Объяснять основные понятия

В документе я объясняю, чем мы занимаемся, зачем это делаем, как работаем, а также ввожу основные понятия. У нас есть свои устойчивые речевые обороты, которые мы регулярно используем. И мне важно, чтобы у новых сотрудников не было проблем с дефиницией этих фраз, и у слов не возникало контекста, который в них не был заложен. 

Например: ответственность – это не вина, а связь действий с результатом, то есть все, что произошло или не произошло — это результат твоих действий или бездействия. 

Что такое «слить ответственность»? Оправдать полученный результат внешними или внутренними обстоятельствами, какой-то красивой историей. И я привожу пример, потому что я как собственник не терплю этого слива ответственности, я не хочу видеть или слышать эти красивые истории, я хочу результат. Я хочу понять, что, если была какая-то проблема, то человек подумал, с чем она была связана, попытался ее решить, а еще лучше – заложил в систему проверку или действие, которое исключит эту проблему в будущем. Потому что если мы потеряли деньги, внимание или что-то еще, то пусть это больше не повторится. Таких инструментов в нашем документе много. 

Я не могу сказать, что это финальный и конечный документ. Он называется «UP Business ввод в работу/внедрение/адаптация/старт/2020-2021» (год меняем). Я назвал его так специально, чтобы по любому из ключевых слов быстро находить и отправлять тому, кого надо внедрить в работу, ввести в нее или адаптировать. 

Документ не должен быть большим

Это крайне важно. Эту ошибку я тоже совершал: у нас была книга продаж, которую я очень долго писал — старался, прямо максимально работал, мы транскрибировали шаблоны наших разговоров, я разбивал это по блокам. Итого получилась книга продаж на 48 страниц, и ей невозможно было пользоваться. Потому что ни один вменяемый, здоровый человек не сможет бегать по этому документу достаточно быстро, не зная его наизусть, а знать его будете только вы. 

Мое внутреннее моральное ограничение — 10-15 страниц. Это край, который люди могут воспринять. Это должно быть очень тонкое, понятное руководство к действию, написанное максимально простым языком, очень просто и красиво сделанное.

Добавить проверенные инструменты

Я снабжаю документ самыми важными, на мой взгляд, пунктами из прожитой жизни, проверенными инструментами, которые качественно улучшают либо эффективность, либо в целом жизнь. 

Либо просто полезны. Например, рекомендую книги, в которых я уверен. Их не так много — тех, которые я читал не один раз и которые могут быть полезны ребятам. Набор книг, конечно, абсолютно разный для разных должностей. 

Адаптировать документ под разные блоки должностей

Я пришел к тому, что для каждого блока должностей адаптационный документ должен отличаться. Приведенный выше инструмент работает для нашего бизнеса, а в вашем бизнесе (в зависимости от масштаба) стоит его подстраивать — прописать костяк общей информации, а деталями он будет обрастать в зависимости от направления или департамента. 

При этом я не вижу никакой сложности в том, чтобы часть информации доносить устно от сотрудников, которые ответственны за направление — если эта должность не подразумевает регулярной замены. Если же должность, как пуля в обойме — тогда стоит адаптацию автоматизировать. 

Видеообращение

Это следующий этап автоматизации, который повышает уровень и качество адаптации. Мы начали записывать видеообращения для соискателей еще на этапе отбора, это делают либо собственники, либо топы первого уровня. Видеообращения записывают и в крупных, даже очень крупных компаниях. 

Можно ли назвать это адаптацией? Я думаю, да, потому что там транслируется все то, о чем я рассказывал. Кто такой собственник, чем компания занимается, почему она важна и ценна, почему стоит там работать, где здесь добавочная стоимость, которая позволяет оставлять часть денег внутри компании и этими деньгами делиться с сотрудниками. 

Начинается она заранее — раньше, чем тот документ, о котором я говорил. Это ответ на вопрос, с первого ли дня начинать адаптацию или раньше. 

Как записать видеообращение к сотрудникам

Мы взяли сколковский питч перед инвесторами, немного переделали, чуть-чуть сократили, чтобы в 3-5 минут уложиться (желательно ещё быстрее), и это была хорошая, продающая, вкусная видеопрезентация, которую легко записать с ходу и не тратить на неё кучу энергии и времени. Записать на мобильный телефон и получить классный, эффективный инструмент адаптации сотрудников.

Обучающие платформы

Следующий уровень качества адаптации – внедрение всех этих инструментов и этапов в автоматизированное обучение на какой-либо платформе. Мы работаем в системе проектного менеджмента Pyrus, они отлично подходят (у нас есть интервью и статья, почему мы выбрали именно их). Но я также видел рабочие инструменты по адаптации на обучающих платформах вроде GetCourse или АнтиТренинги. Туда стоит идти, если сотрудников вы выводите много, либо если у вас тотальная аллергия на объяснение чего-либо во второй и более раз. 

Когда начинать адаптацию

Чем раньше начинается адаптация персонала, тем лучше. Если вы можете начать аккуратно проникать в мозг соискателя, в его нейронные связи с вашими принципами, установками, миссией, деталями управления и взаимоотношений с клиентами — это хорошо. Если пофантазировать еще дальше, то самый, наверное, правильный этап – коммуникация с соискателем ещё до того, как он подумал работать у вас в компании. Например, опубликовав статью о применяемых принципах управления или принципах коммуникации в вашей компании (если они, конечно, эффективны). 

Я не говорил об этом нигде, но один из важных принципов – быть откровенным и искренним. Запоминать вранье тяжело, моя память не позволяет этого делать, поэтому я говорю и пишу, как есть. Если я использую этот инструмент, то я говорю, что его использую. Если мне он нравится, но я использовал его несколько раз, то я скажу, что мне он нравится, но я его использовал несколько раз. Если вы можете из этого сформировать классный контент, который тем или иным способом дистрибуции дойдет до будущего соискателя — это будет самый глубокий, корректный и правильный способ адаптации сотрудников. 

Итого, как вывод статьи: если вы пришли к адаптации, это здорово. Используйте для подготовки документа принципы, оговоренные выше — писать максимально понятным языком, укорачивать до 10 страниц и объяснять, как сынишке лучшего друга. И, если есть возможность продлить касание с инструментами адаптации или начать его раньше, лучше так и сделать. 

Конечно, необходимость внедрения этих инструментов зависит от того, насколько ваш бизнес большой и кого конкретно вы хотите адаптировать. Удачи, внедряйте инструменты и получайте сильных сотрудников. 

Алексей Галицкий для Skillbox.ru