Мотивация отдела закупок

Достижение стратегических целей бизнеса невозможно без выполнения задач каждым подразделением. Вопрос мотивации отдела закупок встает перед руководством компании, стремящейся к развитию и процветанию. При построении работающей системы учитывается индивидуальный вклад сотрудников, также вычленяются источники возможных просчетов.

Цели и принципы мотивации менеджеров по закупкам

Отдел закупок отвечает за обеспечение компании необходимыми для производственной деятельности компонентами. Поэтому к целям мотивации снабженца относятся:

• создание эффективного стимула для поиска оптимальных решений в пользу предприятия;
• снижение расходов организации и бюджетирование при работе с закупочными ценами;
• оптимизация издержек;
• стимулирование к поиску новых поставщиков и контрагентов, предлагающих качественную продукцию, услуги;
• создание прозрачного и автоматизированного механизма работы.

Необходимость создания мотивационной схемы продиктована тем, что, если компания не создаст выгодные условия для деятельности менеджеров, последние начнут действовать в интересах конкретных поставщиков. Таким образом в задачи создания системы мотивации для закупщиков входит:

1. Усиление интереса специалистов отдела за счет роста показателей эффективности деятельности.
2. Расстановка приоритетов за счет декомпозиции задач.
3. Определение путей достижения поставленных целей.
4. Обеспечение мониторинга и контроля деятельности на каждом этапе.
5. Создание обратной связи с руководством.
6. Выделение кадров с целью премирования.
7. Снижение затрат при росте производительности труда.
8. Избежание неликвида и ошибочных заказов.

Для того, чтобы мотивация для менеджера по закупкам была результативной, важно соблюдать принципы построения:

• прозрачность;
• своевременность;
• соответствие результату;
• понятность;
• простота расчетов;
• ценность.

Компания UP business предоставляет комплексные услуги по разработке и внедрении системы мотивации. Опытные специалисты в короткие сроки проведут анализ текущих потребностей и выявят оптимальные пути решения. Обращение к профессионалам позволяет экономить финансы и время руководителя фирмы, а также избежать ошибок и множественных корректировок в последствии.

Заказать разработку системы мотивации для вашей компании на нашем сайте

Виды мотивации для закупщиков

Выделяются два основных вида мотивации сотрудников отдела закупок: материальная и нематериальная. Принципом обеих форм является стимулирование менеджеров работать в интересах компании. В свою очередь финансовая форма представляет собой различного рода поощрения и премии, рассчитанные в дополнение к установленному окладу. Задача второй заключается в том, чтобы удовлетворить потребности, не связанные с денежными показателями.

Материальная мотивация для менеджеров отдела закупок

Материальная мотивация считается эффективной и простой в применении. Финансовое поощрение работников реализовывается в следующих формах:

• премия по результатам отчетного периода (месяц, квартал, год). Рассчитывается на основании решения руководителя или введенной системы баллов. Как показывает практика компании UP business, первый формат чаще всего вызывает недовольства и ведет к тому, что придется оперативно найти менеджера по закупкам, способного заменить ушедшего специалиста. В то же время грамотно составленная балльная система позволяет обеспечить должный уровень прозрачности порядка начислений. Расчет показателей осуществляется на основании необходимости выполнения плана;
  
• бонусные выплаты могут составлять половину оклада или несколько месячных зарплат. Выдается сотрудникам за выполнение рутинных обязанностей при выполнении сверхзадач. Например, заключение прямого контракта с производителем товара на выгодных условиях или снижение издержек при поставке продукции за счет оптимизации логистики. В отдельных случаях размер вознаграждения может значительно превышать заработную плату;
  
• по результатам kpi менеджера по закупкам. Такой подход позволяет оценивать вклад каждого работника и составлять объективную оценку участия;
  
• процент от прибыли, призван мотивировать коллектив отдела закупок. Чаще всего начисляется по завершению года, реже установленного отчетного, более короткого периода.

Виды нематериальной мотивации

Внутренняя мотивация оказывает не меньшее влияние на рост показателей работы департамента закупок. Эксперты UP business настаивают, что комбинаторика материальных и нематериальных методов воздействия приносит результат. Глубокий анализ процессов показал, что для организации такой подход к работе с сотрудниками также несет дополнительную выгоду. Чаще всего реализуется в виде:

• стажировок (в партнерских компаниях отечественных или иностранных);
• обучения и повышения квалификации;
• участия в тренингах и конференциях;
• предоставления дополнительных выходных или дней к отпуску;
• доступа к корпоративным скидкам на отдельные позиции товара;
• публичного признания заслуг.

Действенные инструменты позволяют не только влиять на рост производительности труда, но и способствуют развитию бизнеса. Например, разработав систему мотивации отдела закупок, предприятие получит простимулированную команду, стремящуюся к повышению собственной квалификации и готовую искать нестандартные решения. Важным фактором является индивидуальный подход к каждой ситуации.

Чтобы не тратить зря деньги и время, рекомендуем за разработкой и внедрением системы мотивации сразу обращаться к профессионалам. Компания UP business учтет все особенности отрасли и пожелания клиента – предложит дорожную карту разработки мотивации, подходящую именно вам.

Разработка системы мотивации для отдела закупок

При создании механизма стимулирования важно придерживаться четырех правил:

1. Показатели должны быть реальными и достижимыми.
2. Формула расчета должна быть простой и понятной.
3. Использовать не более пяти основных параметров.
4. Регулярно пересматривать и корректировать принятые значения.

Для достижения высоких результатов в работе отдела закупок важно, чтобы внедренная мотивация отражалась в должностных инструкциях менеджеров и общем положении департамента.

Примеры эффективных систем мотивации

Разработка системы стимулирования персонала – это всегда индивидуальный подход, учитывающий особенности конкретной компании, специфику отрасли и сферы деятельности. Однако, рассматривая реальные примеры мотивации менеджера по закупкам проще составить картину и соотнести с собственной ситуацией.

1. Балльная система. Порядок расчетов легко донести до сотрудников. Определяются действенные показатели для оценки качества работы менеджеров по закупкам. При выполнении плановых значений каждому работнику начисляются баллы, на их основании по сетке начисляется % премии. Чаще всего используются показатели:
   • остаток товарного запаса;
   • стоимость закупаемой продукции;
   • сроки оплаты (отсрочка, постоплата);
   • непрерывность в пополнении склада и обращение с остатками;
   • претенциозная работа;
   • логистические решения.
2. Мотивация для категорийных менеджеров. Каждому сотруднику присваиваются поправочные коэффициенты по результатам прошедшего периода. При этом вводятся понятия выполнение плана по оборачиваемости, соблюдению нормативов и доли неликвида. При необходимости список может быть расширен или сокращен. Расчет заработной платы осуществляется путем суммирования оклада и прибыли, умноженной на соответствующие поправочные коэффициенты.

Оптимальные показатели KPI для оценки эффективности отдела закупок

Показатели KPI используются для выявления индикаторов результативности работы, достигнутых в ходе бизнес-процессов и взаимодействия сотрудников компании с поставщиками, осуществляющими продажу и доставку продукции. По сути, представляют собой измеряемые значения при достижении поставленных целей и решают такие задачи, как:

• расстановка приоритетов;
• регулярный мониторинг работы;
• усиление мотивации;
• предупреждение форс-мажоров;
• сплоченность команды;
• качество привлеченных кадров;
• справедливый подход к оплате труда;
• снижение издержек.

В основу выбора показателей вкладываются значения, связанные с планированием заказов, ведением переговоров с торговыми представителями, конкурсным отбором претендентов, заключением договоров на поставку и мониторингом отгрузки. Кроме того, важны также параметры, связанные с управлением складскими запасами и выстраиванием логистики.

Например, для среднестатистической компании применимо:

1. Объем произведенных закупок.
2. Финансовые затраты.
3. Просроченная задолженность (кредиторская, иногда дебиторская, если применимо).
4. Уровень удовлетворенности внутренних пользователей (отделов эксплуатации, реализации услуг).
5. Командная работа.

Как улучшить работу по закупкам

Выбор критериев для разработки механизма мотивации должен учитывать стратегические цели предприятия и задачи непосредственно самого отдела закупок. KPI должны быть понятными и достижимыми. Кроме того, UP business рекомендует комбинировать количественные и качественные показатели для полного охвата.

Типичные ошибки при разработке мотивации снабженца

1. Требования, находящиеся вне компетенции сотрудников отдела закупок. Например, привязка деятельности менеджеров к торговому обороту или реализационным процессам.
2. Постановка дополнительных задач, требующих временных затрат. Например, проведение анализа пересортицы или продаж по виду.
3. Некорректное ведение документации приводит к дублированию позиций или ошибочным заказам.
4. Попытка применения усеченной мотивации, разработанной под конкретного менеджера в сторону других работников отдела.

Выводы о мотивации отдела закупок

Стимулирование снабженцев результативно отражается на работе бизнеса. При внедрении системы мотивации важно учитывать принципы и методики работы механизма, а также применять инструменты в привязке к отрасли и специфике работы предприятия.