Мотивация бухгалтера: разработка системы мотивации сотрудников бухгалтерии

Далеко не каждый директор готов платить премию бухгалтерии или осознает необходимость ее мотивации. Зачастую им даже свое право на вознаграждение не всегда удается отстоять даже через суд. А ведь бухгалтерия – это связующее звено между подразделениями. От того, как быстро сработает специалист, насколько оперативно он проведет договор может зависеть результат сделки.

Разработка системы мотивации для сотрудников бухгалтерии

KPI (ключевые показатели эффективности) принято использовать в тех подразделениях, в которых работа персонала поддается количественной оценке. Бухгалтерия же относится к обслуживающим подразделениям: продукцию не выпускает, у нее нет планов, которые можно перевыполнить, поэтому эффективность работы ее сотрудников нельзя свести к количественным показателям.

Процесс разработки системы мотивации

Разработка системы мотивации для бухгалтерии состоит из нескольких этапов:

1-й этап. Оцените условия работы бухгалтеров (помещение, техническое оснащение, удобство общения с другими отделами).

2-й этап. Соберите данные о работе отдела; изучите аспекты, которые снижают эффективность; проанализируйте причины частых ошибок; определите наиболее трудоемкие задачи и интенсивность работы каждого специалиста; проведите анонимный опрос бухгалтеров, чтобы узнать, насколько они удовлетворены условиями труда и заработной платой.

3-й этап. Определите соотношение постоянной и переменной частей вознаграждения. При этом следует учитывать два фактора:

• чем выше оклад, тем труднее воздействовать на сотрудника;
• чем больше целевых показателей влияет на премию, тем существеннее должна быть ее доля в общем доходе.

Оптимальное соотношение: фиксированная часть – 70-80%, премия – 20-30%.

4-й этап. Чтобы система работала и мотивировала, по каждому специалисту нужно определить наиболее значимые показатели, с которыми будет увязан размер его бонуса, и их вес в общей сумме премии. Главное, чтобы они были понятными, уникальными, измеримыми и достижимыми, а также соответствовали компетенции сотрудника.

5-й этап. Рассмотрите все виды нематериальной мотивации бухгалтерии (например, оплату полиса ДМС, проезда на общественном транспорте или услуг мобильной связи, гибкий рабочий график, обучение смежным областям для полной взаимозаменяемости).

6-й этап. Совместно с бухгалтерами сформулируйте цели и план действий по их достижению. Во избежание проблем предупредите сотрудников отдела, что первые 3-4 месяца система будет работать в тестовом режиме, то есть KPI могут быть скорректированы при изменении задач отдела или целей компании.

7-й этап. Зафиксируйте порядок премирования в локальных нормативных документах: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.

Вы можете разработать систему мотивации самостоятельно, но можете доверить ее разработку компании UP business – профессионалам с большим опытом и успешными кейсами.

Заказать систему мотивации

KPI бухгалтера

Итак, какими же показателями можно оценить труд бухгалтера и за что можно его поощрить?

• использование в работе современных средств автоматизации и программных продуктов;
• отсутствие ошибок в первичных документах;
• своевременное формирование счетов и отражение оплаты в системе учета;
• отсутствие дебиторской задолженности и выставление счетов-фактур по завершению действия договора;
• отсутствие жалоб поставщиков и клиентов на ошибки в платежных документах;
• своевременный и качественный расчет заработной платы, иных начислений и выплат персоналу;
• своевременное и качественное формирование отчетов, грамотное ведение документов учета, бухгалтерских книг;
• отсутствие претензий, задолженности, штрафов и пеней по уплате налогов;

• взаимозаменяемость сотрудников бухгалтерии;
• повышенная нагрузка в отчетные периоды, как следствие – внеурочная работа;
• соблюдение трудовой дисциплины;

• исправление ошибок в документах других подразделений;
• обучение и наставничество;
• выполнение дополнительных функций и т.д.

Специфика работы бухгалтеров состоит в том, что их деятельность не видна, пока нет явных ошибок. Потому и система показателей для специалистов по бухучету в основном строится на отсутствии нарушений, штрафов и претензий.

Эффективные способы мотивации бухгалтеров

Вот несколько способов мотивации для сотрудников бухгалтерии:

• Адекватная тарифная сетка. Разница в доходах у бухгалтеров разного уровня должна быть существенной, чтобы специалисты хотели расти в должности. В этом случае отсеются те, кто работает только ради денег, и останутся специалисты с желанием развиваться. (Кстати, при нехватке кадров наша компания UP business поможет вам осуществить быстрый подбор бухгалтера).
  
• Условно-денежная мотивация. Эффективный сотрудник получает от компании материальные блага, но не деньгами, а в виде путешествий, абонемента в тренажерный зал, дополнительного обучения и т.д. Подарок, учитывающий индивидуальный подход, запоминается надолго и повышает лояльность сотрудников.
  
• Неденежные поощрения. Доброе слово, благодарность, грамота, упоминание в корпоративном СМИ, повышение в должности с расширением полномочий, отгулы и другие способы признания заслуг могут быть не менее эффективными, чем деньги. Человеку нужно знать, что его труд важен и ценится руководством.

Нематериальная мотивация может оказаться действеннее, если разработать ее через призму личностных целей. Например, вы знаете что для сотрудника важна возможность развиваться, но курсы повышения квалификации он позволить себе не может. Предоставьте ему этот шанс, и он будет выполнять свою работу в разы эффективнее, чем за премию.

Для разработки эффективной системы премирования лучше обратиться к профессионалам. Вы можете доверить эту задачу компании UP business, а, для начала, узнать стоимость разработки.

Получить расчет стоимости разработки системы мотивации

Примеры мотивации бухгалтера

Рассмотрим несколько примеров чуть более подробно.

Пример 1. Так может выглядеть таблица расчета КPI для всех сотрудников бухгалтерии:

Показатель	Главный бухгалтер	Сотрудник среднего звена	Рядовой исполнитель
Своевременность:
ввода данных в систему	—	—	0,3
подготовки отчетов для внутреннего пользования	0,2	0,1	—
сдачи отчетности в контролирующие органы	—	0,1	—
Отсутствие ошибок:
при вводе данных в систему	—	—	0,3
во внутренних отчетах	0,2	0,15	—
в отчетах, сданных в контролирующие органы (подача корректирующих деклараций)	0,2	0,2	—
Отсутствие жалоб:
со стороны клиентов и контрагентов	0,1	0,1	0,1
со стороны других подразделений компании	0,05	0,1	0,05
Трудовая дисциплина:
отсутствие опозданий	0,05	0,05	0,05
соблюдение прочих правил внутреннего распорядка	0,05	0,05	0,05
Прочие показатели:
успешное обучение нового сотрудника	0,05	0,05	—
замена сотрудника в отпуске	—	0,05	0,05
сверхурочная работа	0,05	0,05	0,05
оптимизация работы	0,05	0,05	0,05
Итого (максимальная сумма баллов):	1	1	1

Если премия выписана на целый отдел, то дополнительно определите взнос каждого сотрудника (коэффициент трудового участия) и рассчитайте его персональный процент в общей сумме.

Пример 2. В компании N на основании трудового договора с бухгалтером по зарплате из всех его обязанностей были отобраны пять ключевых функций и переведены в критерии качества. При этом каждому показателю был присвоен вес – 10% от оклада. Руководство компании назначило сотруднику ежемесячную премию, начисляемую только при условии, что по итогам месяца будут соблюдены минимум три критерия. Таким образом, размер премии мог составлять от 30% до 50% от оклада.

Пример 3. В бухгалтерии компании X работают четыре человека: главбух, его заместитель, бухгалтер по зарплате и бухгалтер-кассир. Все сотрудники отдела могли претендовать на различные надбавки: бухгалтер-кассир – за разъездную работу, бухгалтер по зарплате – за трудовой стаж, главный бухгалтер и его заместитель – за высокую квалификацию. Директор одобрил все надбавки, кроме одной: бухгалтеру-кассиру взамен премии разрешил покупать проездные за счет организации-работодателя.

Возможные ошибки

• Уравниловка. Если один бухгалтер работает посредственно, а другой старается вовсю, но зарабатывают они одинаково, то у второго быстро пропадет желание делать больше и лучше.
  
• Увязка вознаграждения с прибылью компании. Если по итогам года предприятие в убытке, то следуя логике, сотрудники бухгалтерии не получат бонусов. При этом претензий к работе отдела нет. Побочные эффекты такой системы мотивации – недовольство специалистов, падение эффективности труда, высокая текучесть кадров.
  
• Неточная, размытая формулировка показателей для премирования бухгалтеров, допускающая субъективную оценку. Например, вместо формулировки «высокая результативность выполнения наиболее сложных работ и достижение высоких показателей» лучше использовать следующую: «своевременная выдача расчетных листков и отсутствие ошибок в расчете заработной платы».

Резюме

Как видите, работу бухгалтеров измерять можно и нужно, однако систему KPI для бухгалтерии необходимо разрабатывать с учетом специфики деятельности компании, функционала и специализации сотрудников подразделения, квалификации и опыта работы. Важно понимать, что мотивация в работе бухгалтера требует постоянного внимания и даже творчества. Не думайте, что если вы повысите зарплату всем бухгалтерам на несколько тысяч рублей, рвения и старания специалистов хватит на долгое время. Выясняйте, что мешает сотрудникам работать лучше и постоянно придумывайте новые способы мотивации, сочетайте их между собой. Главное – подходить к разработке взвешенно и с учетом интересов каждого работника бухгалтерии.