Релокация сотрудников и что нужно о ней знать

• Блог, Статьи

Экономические и политические события 2022 года ввели в обиход множество новых понятий, одним из которых стала релокация сотрудников. По сути своей это перемещение персонала на новое место жительства – в другой город или даже страну – для выполнения рабочих обязанностей. Некоторое время назад такой подход использовался по большей части в IT-индустрии и крупном бизнесе, а сейчас он набирает популярность и становится востребованным в самых разных отраслях.

Что такое релокация

Для того, чтобы определить, что такое релокация и кому она нужна, важно понимать – это сложный процесс, который требует детальной проработки и активного участия, причем с двух сторон – сотрудника и работодателя. Перемещение сотрудника может совершаться как на долгосрочной основе, так и на определенный срок, все зависит от целей организации. Например, может быть необходимо открытие нового филиала или контроль над деятельностью франчайзи. Налаживание связей, бизнес-процессов или регулярная передача данных в головной офис, расположенный на удалении и без возможности совершать регулярные визиты.

Найти сотрудника в другом регионе

Кроме того, перспективный работник может сам запросить переезд в другой город или страну с целью карьерного роста, личной необходимости. Не стоит забывать и про случаи, в которых компания по независящим от нее причинам больше не может осуществлять свою деятельность на конкретной территории (изменения в области законодательства, окончание действия арендных договоров, нарушение цепочек поставок). В этом случае офис может предложить своему персоналу продолжить работу, но с обязательным условием переезда.

Таким образом релокация – это географическое перемещение специалистов внутри структуры компании с целью устранения недостатка кадров или достижения определенного уровня квалификации в отдельных подразделениях.

Преимущества релокации персонала для компании

Преимущества и недостатки релокации персонала для компании

Процесс релокации работников может затрагивать кадры вне зависимости от занимаемой ими должности. И разумеется, имеет как положительные, так и отрицательные стороны.

Плюсы

Релокация персонала достаточно выгодное мероприятие для работодателя по следующим причинам:

Масштабирование бизнеса.
Снижение налоговой и иной финансовой нагрузки путем переезда в другую страну или регион с более лояльными условиями.
Сохранение корпоративной культуры за счет перемещения штата.
Развитие новых направлений.
Сохранение кадрового резерва и создание обширной перспективы для карьерного роста.
Расширение навыков специалистов за счет получения новых знаний в обновленной среде.
«Встряска» бизнес-процессов и перенастройка принципов работы.

В то же время для сотрудников, которые готовы к релокации, также открываются новые перспективы и возможности, такие как:

рост размера заработной платы;
продвижение по карьерной лестнице;
обновление окружения и построение межличностных отношений;
получение новых знаний и навыков.

Условно сотрудников с готовностью изменить географию места жительства можно разделить на две категории: молодые специалисты до 40 лет и опытные – старше этого возраста. Для каждой группы нужна своя мотивации и создание заинтересованности.

Минусы

Как и любая деятельность, программа релокации офиса имеет негативные стороны, способные в отдельных случаях перекрыть все преимущества. Помимо серьезных финансовых затрат в виде компенсации сотрудникам, а в некоторых случаях и полного погашения стоимости перемещения, работодателю придется потрудиться создать комфортные условия для работы и проживания специалиста на новом месте. Кроме того, перевод – это всегда высокие риски. Сотрудник может не сработаться с новым коллективом или вообще покинуть компанию в поисках новой работы. А это значит, возложенные на него обязанности некоторое время будет некому выполнять, и важные рабочие процессы могут затормозиться.

Отрицательные последствия могут поджидать и сотрудника. Например, особенности менталитета новой страны могут препятствовать его назначению на руководящую должность, а конфликты на рабочем месте – портить репутацию. Или, ввиду некачественной организации и нарушения условий релокации, компания не сможет предоставить обещанные блага, например, жилье и соответствующий уровень заработной платы.

Подобрать сотрудника

Как организовать релокацию персонала правильно: чек-лист

Соблюдение четкого алгоритма релокации сотрудников из России в другую страну или регион поможет сберечь время и финансы обеих сторон.

На первом этапе необходимо выбрать достойного претендента, имеющего опыт работы и максимально соответствующего поставленным компанией целям. Кандидат должен быть эмоционально стабильным, способным быстро пройти адаптационный период и войти в рабочий ритм.
Для этого проведите несколько бесед, в том числе с применением тестирования и анкетирования. Чтобы точнее определить потенциал кандидата на релокацию, стоит обратиться к профессионалам. Специалисты компании UP business составят исчерпывающий список вопросов и проведут собеседования для определения наиболее подходящего работника. Важно помнить, что релоцировать сотрудника можно только с его письменного согласия.
Отобранному претенденту направляется предложение, содержащее условия перевода, составленное в произвольной форме. Рекомендуется четко прописать все гарантийные обязательства, перечень льгот и компенсаций, заработную плату, должность. Кроме того, приложить правила выплат и возмещений затрат на переезд, съем жилья, перелет и так далее.
Оформить в отделе кадров дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В нем должны быть четко прописаны все связанные с переездом сотрудника изменения.
Руководитель организации должен издать приказ о переводе работника, в качестве основания – сослаться на подписанное сторонами дополнительное соглашение. Приказ, после ознакомления, собственноручно подписывается работником.
В личную карточку и трудовую книжку вносится соответствующая запись о переводе с указанием даты, основания и занимаемой должности.

Когда все документы для переезда готовы, HR-менеджер решает целый перечень задач, призванных минимизировать риски и негативные последствия периода адаптации.

Мотивация сотрудников на релокацию

Мотивация – необходимый элемент помощи в релокации сотрудников. Наиболее важный ее аспект – возможность карьерного роста. Перед специалистом появляется масса новых перспектив, в том числе шанс построить карьеру в новых условиях, создать пул успешных контактов и обзавестись полезными связями, развить коммуникативные умения и попробовать себя в новой роли. Практика показывает – релокационный сотрудник чаще всего занимает должность более высокого уровня.

Также в качестве мотивации могут выступать:

увеличение финансового довольствия за счет роста заработной платы и наличия компенсаций;
расширение культурного кругозора за счет знакомства с менталитетом других стран, городов и регионов;
перспектива проявить себя и раскрыться в профессиональном плане – наиболее актуально для молодых специалистов;
предоставление дополнительных благ, таких как полис ДМС на членов семьи сотрудника;
компенсация (полная или частичная) затрат на жилье, билеты и даже питание;
помощь в социальной среде – оформление детей в образовательные учреждения, консультационные или иные услуги, направленные на помощь в трудоустройстве других совершеннолетних членов семьи.

При формировании грамотной мотивации важно выстроить правильную стратегию – с акцентами на положительных аспектах работы в новых условиях. А со стороны работника согласие на переезд расценивается, как безусловная демонстрация амбиций в области карьерного роста и лояльное отношение к руководству.

Разработать систему мотивации

Подготовка к релокации и адаптация сотрудников: советы

Релокация сотрудников это географическая мобильность (перемещение) работника внутри структуры компании, что означает простыми словами вынужденный переезд на новое место жительства и работы. В соответствии с требованиями Трудового кодекса, информация о будущем решении произвести перевод работника должна быть сообщена ему не менее, чем за два месяца до назначенного события. Это делается для того, чтобы дать время взвесить и проанализировать все предложенные условия, а затем принять или отклонить предложение.

Конечно, переезд на новую территорию, будь это страны Европы или соседний регион России – всегда стресс. Максимально смягчить негативные реакции поможет тщательная предварительная подготовка и скрупулезная разработка каждого этапа, включая подготовку документов. Особое внимание стоит уделить периоду адаптации на новом месте. Озаботьтесь заранее созданием комфортной социальной среды, особенно если специалист переезжает вместе с семьей.

От того, насколько профессионально HR-отдел подойдет к введению нового сотрудника в коллектив, зависит его дальнейшая работа в команде. Важно заранее разъяснить структуру подчиненности, круг задач. Некоторые компании являются сторонниками такой политики, чтобы полностью окунуть сотрудника в новую среду, поэтому в первое время берут на себя даже организацию досуга.

Тем не менее, без активного участия самого специалиста и его заинтересованности в знакомстве с новой средой – культурой, экономическим особенностями местности, ничего не выйдет. Важно адекватно оценивать свои силы и заранее озаботиться такими важными вопросами, как здоровье и самочувствие, чтобы потом не терять драгоценное время и деньги на дорогостоящее лечение. Например, цены в клиниках США разительно отличаются от тех, которые рабочие привыкли видеть в РФ.

Релокация открывает множество возможностей как перед бизнесом, так и перед специалистом. Тщательная подготовка снимет все сложности и шероховатости, позволит безболезненно перейти на новый формат трудовой деятельности обеим сторонам.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Как искать сотрудников, готовых к релокации?

В этом случае от HR требуется применить смекалку и находчивость. В частности, отсмотреть всех кандидатов, откликнувшихся на вакансию. Провести собеседования и проверить их готовность к переезду. При необходимости, эту функцию всегда можно отдать специализированному агентству в области рекрутинга UP business, которые возьмут всю нагрузку на себя и предложат наиболее подходящего под требования кандидата.
Что делать, если никто не откликается?

Важно понять, в чем причина отсутствия откликов. Вполне возможно, что HR-специалист недостаточно полно расписал перспективы должности, не раскрыл всех полномочий. Также можно просмотреть кандидатов, которые открывали вакансию и сохраняли ее в избранное, заказать рекламное продвижение или обратиться к нашим специалистам, которые в силах закрыть любую позицию.
Кого стоит релоцировать?

Наиболее востребованными сотрудниками для релокации является топ-менеджмент, руководители отделов и узкопрофильные специалисты. Именно на них стоит обратить пристальное внимание.
Что положено сотруднику при переезде?

Существует такое понятие как релокационный пакет. В законодательстве он прописан, как компенсация сотруднику всех понесенных им расходов при смене географического положения рабочего места. В зависимости от личных договоренностей, региона, должности могут быть согласованы различные дополнительные условия.
С чего начать специалисту после релокации?

Как правило, адаптационный этап ложится на плечи HR-отдела. В компетенцию HR-менеджеров входит знакомство сотрудника с рабочим местом и внутренней документацией, помощь в построении межличностных связей с коллективом, обозначение перспектив роста и полноценное включение в рабочий процесс.