Стратегическая сессия: гайд

Бизнес не может развиваться хаотично и нуждается в регулярных корректировках среднесрочных и долгосрочных планов. Чтобы упорядочить развитие, найти точки масштабирования и составить персональный стратегический план, используются разные инструменты. Групповой формат работы с участием руководящего состава и ключевых специалистов компании лежит в основе проведения стратегической сессии. От грамотного подхода к организации этого взаимодействия в коллективе зависит эффективность его проведения.

Что такое стратегическая сессия

Некоторые специалисты подменяют местами такие понятия как тактика и стратегия. Принципиальное отличие между ними в том, что первое представляет собой уже сформулированный план, а второе – перечисление способов достижения цели. Таким образом, стратегическая сессия — это совещание высшего руководства, где принимаются решения о формировании бизнес-процессов, заключении партнерских отношений, реакции на рыночные изменения и так далее.

Стратсессия может проводиться в начале или конце производственного цикла. Чаще всего за основу определения точки отсчета берется финансовый год. Четких ограничений по периоду проведения не существует, каждая организация ориентируется на собственные потребности.

Сразу стоит оговориться, что такой формат взаимодействия не является тимбилдингом или тренингом в привычном понимании, хотя имеет одной из целей упрочнение корпоративных связей и не носит развлекательного характера. Разительно отличается и от мозгового штурма присутствием элемента новизны, отсутствием четкого понимания, как действовать в создавшейся ситуации, а не решает конкретную задачу.

Цели и задачи стратегической сессии

Главная цель стратегической сессии – определение общего направления развития бизнеса. В качестве дополнительных может быть установлено:

• решение конкретных возникающих по ходу проблем;
• генерация идей для реализации движения в новом направлении;
• обсуждение дальнейшей работы в рамках изменившихся условий.

Пример: необходимо провести оптимизацию затрат на рекламу – сократить бюджет на 3%.

Задачи же отличаются большей конкретизацией и могу быть следующими:

• донести до других участников необходимость проведения структурных реформ;
• сплотить коллектив вокруг новой стратегической цели;
• организовать совместный поиск новых точек роста компании, применяя аналитику текущей деятельности;
• согласовать приоритетные направления;
• принять решение о выходах на новые рынки, привлечение инвестиций и прочее;
• вовлечь топ-менеджеров в общее принятие решений.

Наиболее востребованными и чаще запрашиваемыми в сфере продаж считаются: разработка стратегии роста, сессия по обновленной линейке продуктов, поиск новых каналов сбыта.

Признаки того, что пора провести стратсессию

Основными факторами, свидетельствующими о том, что проведение стратсессии стало необходимостью, являются:

1. Внезапно произошедшие изменения на рынке (период пандемии, введение торговых ограничений) или появление новых законодательных актов, способных повлиять на бизнес-процессы.
2. Расширение штата – увеличение количества линейных руководителей и необходимость синхронизировать их действия. Единый принцип работы поможет быстрее достигать поставленных задач (рост показателей, увеличение прибыли, расширение производства).
3. Компания завершила предыдущий стратегический цикл, и возникла нужда в формировании нового направления.

Важно не упустить момент и своевременно провести мероприятие.

Подготовка к стратегической сессии

Для того, что чтобы сессия стратегического планирования была эффективной, к ней надо как следует подготовиться. Для начала – собрать воедино аналитическую информацию по текущим параметрам деятельности. Это могут сделать как сотрудники компании, так и привлеченные специалисты. Далее нужно провести верификацию полученных значений и подготовить визуализацию.

Популярными вариациями сбора аналитики являются:

1. По требованию собственника
2. Отраслевой бенчмаркинг
3. Тренды по конкурентам
4. Анализ SWOT
5. Анкетирование и таргетированный опрос клиентов

Как правило, формат групповой работы рассчитывается на количество участников от 4 до 9 человек. Такой состав обеспечит объективность принимаемых совместных решений и создаст пул экспертности. При отсутствии ключевых позиций руководителей внутри фирмы к участию могут быть привлечены эксперты, дистрибьюторы, партнеры, основные клиенты и даже поставщики.

Помимо всего прочего, при подготовке к стратегической сессии осуществляется поиск соответствующего мероприятию помещения, закупаются канцелярские принадлежности и флипчарты. Решается вопрос с тем, кто будет вести процедуру и каким образом будет организовано питание участников. Организационные вопросы имеют немаловажное значение для успеха.

План проведения стратегической сессии и этапы

Стратегическая сессия, проведенная без преждевременного планирования, превратится в банальное совещание, на котором придется еще и потратить драгоценное время, простыми словами объясняя, что это такое и для каких целей все руководство оторвали от работы. Поэтому каждое такое мероприятие формируется с нуля и учитывает все особенности текущего положения организации, поставленных задач и целей. Конечно, существует типовая структура, но ее редко используют без дополнительных корректировок.

Определение целей

На первом этапе, после представления участников стратегической сессии друг другу, каждому дается слово для описания собственных ожиданий и результатов. Для того, чтобы нацелить всех присутствующих на конструктивную беседу, важно обозначить круг стратегических вопросов. Для этого в самом начале собственник, его представитель (уполномоченный) или модератор определяют круг проблем и задач. Также могут быть озвучены ожидаемые итоги на выходе.

Как пример, компания переходит на новый способ реализации продукции в оффлайн формат и закрывает физический магазин. Необходимо перераспределить обязанности между линейными руководителями и декомпозировать для каждого задачу. Далее выявляются проблемы, мешающие безболезненно перейти на новый уровень. Формируется портрет потенциального покупателя и целевой аудитории.

Маркетинговые инструменты и текущее положение

На основе текущего положения компании рассматривается ассортимент, конкурентные преимущества и основные инструменты, применяемые для продвижения.

Стратегии развития

Формируется методика достижения поставленной цели путем рассмотрения различных позиций видения ситуации участниками сессии. Также разрабатывается учетная политика, пути взаимодействия с клиентами, типовые соглашения с поставщиками. На этом этапе важно запустить креативное мышление. Ведущий может предложить использовать реквизит для упрочнения внутриколлективных связей.

Обсуждение бизнес-процессов

Как правило, принятие конкретных решений требует наличия ряда согласований. Это стоит предусмотреть в плане проведения стратегической сессии. Могут быть рассмотрены сценарии ускоренного запуска выработанного плана или порядок упрощения какой-либо процедуры. Так как на мероприятии присутствуют ключевые руководители, есть возможность уточнить требования и пожелания отделов к выдаче подтверждения, перехода на следующий этап.

Проведение голосования и рассмотрение предложений

Через высказывание альтернативных предложений проводится оценка сформированных мнений. Такой формат позволяет оценить, какой видит компанию и ее развитие каждый специалист высшего ранга.

Отбор ключевых стратегий для проектов

Ядро проведения работы – отбор инициатив, призванных повлиять на результаты деятельности организации. Обычно к рассмотрению принимаются в среднем 7-9 идей, получивших максимальный отклик аудитории.

Подведение итогов

На финальном этапе команда фиксирует, к решению каких вопросов удалось прийти, а также оформляется итоговый протокол.

Если кратко, программа стратегической сессии выглядит следующим образом:

• определение текущего положения компании;
• формирование целей и понимание места организации на рынке, к которому руководство стремится;
• анализ статистических документов;
• поиск и рассмотрение оптимальных решений;
• выбор стратегии развития;
• подробная разработка программы действий.

Кто участвует в стратсессии

Инициативной стороной и заказчиком проведения стратегической сессии для руководителей компании, как правило, выступает собственник или конечный бенефициар. Поэтому к участию привлекаются все принципиально важные и причастные к деятельности отделы. Зачастую это топ-менеджмент и руководители среднего звена, напрямую контактирующие с линейными производителями. Это важно для понимания текущего положения дел, формирования мотивации не только для управляющих звеньев, но и при внедрении основных идей в круги подчиненности.

Типичный состав стратсессии выглядит следующим образом:

1. Учредитель (собственник)
2. Коммерческий, генеральный, финансовый и исполнительный директора
3. Руководитель отдела кадров
4. Начальники отдельных отделов и бизнес-подразделений
5. Ведущие эксперты компании

Оптимально привлекать к участию не более 20% руководящего состава предприятия. Рекомендуется приглашать ряд специалистов, не связанных с коммерцией – сотрудников бухгалтерии, логистического и тендерного отделов. Чтобы рассмотреть ту или иную ситуацию «изнутри» можно пригласить непосредственных исполнителей, например тех, кто обладает лидерскими качествами и пользуются влиянием внутри коллектива.

Провести сессию может представитель компании или приглашенный специалист.

Кто должен вести стратегическую сессию: выбор ведущего

Основная задача проведения стратегической сессии состоит не в том, чтобы собрать руководящий состав компании на 1 день вместе, а в том, чтобы продвинуть бизнес вперед. Именно поэтому к выбору ключевого участника процесса – ведущего – стоит подойти с особой тщательностью. Важно учесть следующие аспекты:

• положительный опыт проведения и знание основных правил стратегической сессии;
• наличие рабочих кейсов, отражающих экспертность специалиста;
• образование или повышение квалификации в области тренерской работы или профессии коуча;
• опыт построения общения с топ-менеджментом или работа на руководящих должностях;
• умение изложить краткий план о построении стратегической сессии и том, как ее провести с учетом потребности конкретной организации;
• понимание конечных целей и того, что будет являться итогом групповой работы.

В качестве ведущего может выступать модератор, в задачи которого будет входить решение всех текущих задач. Эксперт проводит команду через все этапы мероприятия. Похожая роль и у фасилитатора, с одним лишь отличием, что вся архитектура процесса будет обозначена схематично, тем самым участникам открывается больше свобод при формировании стратегий. Модерация отличается от фасилитации четкостью алгоритмов и набором методов проработок.

Часто собственники предпочитают нанимать стороннего профессионального ведущего. Все дело в том, что время вовлекаемых в коммуникацию руководителей, стоит очень дорого. Поэтому отвлечение от бизнес-процессов должно пройти максимально продуктивно и привести к результату. Основными преимуществами такого подхода являются следующие:

1. Специалист модератор-фасилитатор может разработать оптимальный сценарий проведения сессии, максимально способствующий достижению поставленных целей.
2. У профессионала имеется богатый арсенал специальных упражнений и инструментов, упрощающих процесс коллективной работы и способных в нужный момент разрядить напряженную обстановку.
3. Эксперт обладает навыками управления вниманием команды, способен в нужный момент исключить из дискуссии деструктивных участников и провести перенастройку отношения к ситуации.
4. Организует качественную визуальную составляющую процесса с применением специализированного софта и флипчартов.
5. Обеспечит непредвзятость при необходимости использования «взгляда со стороны». Как пример, если руководитель принял решение выступать в роли ведущего самостоятельно, он всегда будет настаивать на собственном видении ситуации и игнорировать мнения оппонентов.

Не лишнее, если у ведущего будет иметься представление о структуре компании, понимание начальных данных и финальных стремлений. Также важны его компетентность в обсуждаемых вопросах и личная харизма. Особенно ценятся черты «скрытого лидера», способного грамотно направить участников на поиск решений так, чтобы они считали это исключительно своей заслугой. Психологи утверждают, что только в этом случае принятые идеи будут реализованы на практике. Но здесь тоже важно не перетягивать все внимание на себя, все же в основе групповой проработки лежит решение конкретных вопросов, а не любование талантами модератора.

Сценарий стратегической сессии

Сценарий во многом зависит от требований собственника к тому, как проводить стратегическую сессию, от контакта ведущего с командой и конечных целей. Тем не менее, типовой алгоритм выглядит следующим образом:

1. Текущее положение компании. По времени 1,5-2 часа. Блок необходим для формирования общего видения ситуации всеми участниками. Демонстрируются аналитические отчеты и проекты, наглядно отражающие состояние дел. Обсуждаются основные цели проведения сессии и разъясняются организационные вопросы. Рассматривается предназначение работы компании в разрезе применяемых инструментов маркетинга и ключевых корпоративных ценностей. Может быть собрана информация об ожиданиях специалистов от результатов сессии и перечень основных проблем, с которыми сталкиваются линейные руководители. По результатам этого блока возникает понимание имеющихся «брешей» предприятия и круга проблем, требующих вмешательства.
2. Составление SWOT-анализа. В основу групповых решений ложатся индивидуальное понимание необходимости внедрения тех или иных перемен. Каждому участнику сессии предлагается на основании имеющихся у него данных расписать все стороны отобранных факторов, определить значимые параметры и проанализировать данные. В среднем занимает 4-6 часов.
3. Сведение параметров, поиск оптимальных решений. Здесь начинается коллективное сотрудничество. Участникам раскрывается методика под названием SWOT-анализ, принцип ее действия и для чего она нужна. После этого все данные с третьего блока вносятся в визуальную матрицу. При необходимости могут быть созданы отдельные команды для обсуждений, или модератор приводит необходимые для поиска решения дополнительные примеры. Процесс формирования, обсуждения, внесения предложений и иногда споров может занимать от нескольких часов до половины дня в зависимости от слаженности работы.
4. Финальная презентация итогов. Подготавливается участниками (или отдельными командами) с целью определить, насколько принятые решения закрывают имеющиеся проблемы, потребности компании. Проводится в свободной форме и чаще всего требует визуального, речевого сопровождения. Могут быть заданы дополнительные вопросы, при необходимости рекомендованы доработки.

По завершению указанных блоков сама стратегическая сессия считается официально законченной, однако впереди еще проработка стратегии и этапов внедрения принятых решений.

Закрытие стратегической сессии: итоги и выводы

После того, как основная проектно-стратегическая часть сессии официально завершена, рабочей группе может быть предложено продумать возможности и способы внедрения принятых решений. Но в общем порядке на финальном этапе подводятся итоги и делаются выводы – над чем еще придется работать. Так, основным набором по закрытию сессии являются следующие документы и процессы:

• перечень идей с присвоенным им рейтингом важности и приоритета по реализации;
• стратегические инициативы, вынесенные на обсуждение между отделами и на уровень топ-менеджмента;
• приоритетные направления в развитии (среднесрочные и долгосрочные);
• сформированная общая картина будущего роста компании и перенастройки бизнес-процессов;
• определение необходимости проводить модернизацию/реструктуризацию в обозримом будущем;
• стратегии и планы продвижения;
• сформулированные и переосмысленные ценности компании, ее корпоративные правила и акцентные направления развития.

Каждый участник по итогу получает мощный синергетический опыт и делает выводы:

• о состоянии дел в смежных отделах;
• об альтернативных подходах к решению задач;
• о целостности видения развития организации;
• о необходимости повышения соответствующего опыта и навыков у членов команды;
• о том, соответствует ли принятая стратегия развития текущей рыночной ситуации, охватывает ли приоритетные направления развития;
• о заинтересованности и мотивации у коллектива к развитию бизнеса.

Собственнику и высшему руководству важно проследить, чтобы принятые на сессии решения имели практическое применение, и не затягивать с их внедрением.

Что делать после сессии

Для некоторых компаний стратегическая сессия ассоциируется исключительно с тимбилдингом. Это происходит потому, что время проходит, а принятые решения так и остаются в файлах презентаций. Поэтому следующим этапом должна стать детальная проработка реализации сформированного плана. Вот, что может в этом помочь:

1. Разделить проекты на короткие этапы и постепенно их вводить.
2. Регулярно проверять контрольные параметры и вносить корректировки.
3. Проводить короткие отчетные сессии для определения степени взаимодействия руководства и подчиненных.
4. Выбрать специалиста из числа сотрудников компании или нанять нового на должность проект-менеджера. В его задачи будет входить контроль процесса реализации проектных решений.
5. Разделять ответственность специалистов разных отделов за выполнение отдельных задач, принятых в ходе сессии.
6. Отслеживать прогресс внедрения и мотивировать отличившихся работников.

Обеспечить пост-сопровождение реализации итогов стратегической сессии – важная задача для собственника. Иначе мероприятие окажется неэффективно. Грамотный подход – постановка злободневных вопросов и практическое решение имеющихся проблем помогут преодолеть застой в развитии и станут толчком к переходу на качественно новый уровень.

Не стоит рисковать деньгами и временем, лучше сразу обратиться к профессионалам. Компания UP business имеет богатый опыт в организации эффективных стратегических сессий. Глубокая проработка вопросов, современные технологии и наличие практических знаний позволяют нам отвечать за результат и гарантировать отличную организацию процесса на каждом этапе.

Частые ошибки при проведении

Несмотря на то, что групповое взаимодействие руководителей компании активно реализуется ведущими корпорациями мира, многие учредители в России не понимают, зачем нужны такие мероприятия. А некоторые, имея негативный опыт, считают их и вовсе бессмысленной тратой ресурсов. Но если привлечь экспертов к организации и учесть распространенные ошибки, можно не только по-другому взглянуть на положение компании на рынке, но и увидеть реальные пути преодоления сложностей.

Частые ошибки при проведении групповых мероприятий:

1. Нарушения при расчете тайминга. Иногда хочется вместить большой объем информации в ограниченный отрезок времени, что приводит к пропускам отдельных этапов и недопониманию участников. Для преодоления этой проблемы грамотный модератор обычно предлагает 2 варианта – программы максимум и минимум.
2. Низкая вовлеченность и отсутствие мотивации у присутствующих на сессии. В качестве решения можно привлечь грамотного ведущего, обладающего обширным инструментарием и знаниями, как снять эмоциональное напряжение, провести разогревающие упражнения для активизации креативного мышления.
3. Негативный настрой ввиду личных предубеждений. Подробное разъяснение плана проведения сессии, ответы на все интересующие вопросы и организация комфортной атмосферы снимут отрицание.
4. Ошибочный выбор места проведения, отсутствие питания и плана. Не стоит забывать, что стратегическая сессия – это не развлекательное мероприятие, поэтому не стоит снимать пафосный ресторан в центре Москвы и удивляться, почему у собравшихся отсутствует рабочий настрой.
5. Низкое качество используемых аналитических данных.
6. Отсутствие конструктивных диалогов.
7. Недостаток идей и креативных решений.

Специалисты UP business помогут вам избежать большинства ошибок при проведении сессий.

Стратегическая сессия – действенный инструмент, который при продуманном подходе сплачивает команду вокруг решения основных производственных задач и построения действенных бизнес-процессов.

Ответы на часто задаваемые вопросы

1. Что лучше: проводить стратегическую сессию самому или заказать у агентства?

   Все зависит от конкретной ситуации и внутренней структуры компании. Например, если предприятие не имеет опыта в проведении подобных мероприятий, в штате отсутствует эффективный руководитель проектов и ряд экспертов, лучше не рисковать и делегировать процесс организации агентству. Как показывает практика, более восьмидесяти процентов успеха корпоративного мероприятия зависят именно от подготовительного этапа.

2. Где и когда нужно проводить стратсессию?

   Оптимально проводить стратсессию по окончании операционного года или перед его началом. С точки зрения выбора локации – лучше выбрать выезд загород в комфортные для всех участников дни (не в законные выходные). Для того, чтобы процесс был неразрывен, отличным вариантом будет предусмотреть 2-3 дня с тщательной проработкой логистики и подходящими условиями проживания и питания.

3. Можно ли провести сессию онлайн?

   Период пандемии позволил многие процессы перевести в онлайн формат и отшлифовать до качественной реализации. Однако стоит помнить, что для коммуникации на должном уровне придется обеспечить высокое качество связи, а также быть готовым к тому, что некоторые элементы общения придется опустить. Также уровень квалификации ведущего должен быть безупречным, чтобы обеспечить вовлеченность всех участников в процессы.

4. Можно ли провести стратегическую сессию без аналитики?

   Теоретически – да, возможно. Но это высокий риск глубоко не проработать все проблемные места текущего положения организации. У команды будет недостаточно информации для принятия стратегических решений, особенно если они имеют прямую привязку к количественным или качественным характеристикам. Чаще всего не обращаться к статистике могут только линейные сотрудники, непосредственно задействованные в процессе. Руководители же подразделений могут упустить важные данные, что приведет к ошибкам.

5. Какие факторы влияют на успех проведенной сессии?

   Для того, чтобы стратсессия прошла максимально продуктивно необходима ее тщательная подготовка. Внимание к каждой детали поможет вовлечь в процесс всех участников и создаст творческий настрой на весь период. Кроме того, важны такие аспекты, как постановка актуальных вопросов, ответственный подход к выбору участников мероприятия и итогам.

6. На что стоит обратить особое внимание при подготовке стратсессии?

   Особое внимание стоит уделить выбору ведущего мероприятия. От его навыков и умений зависят организация процессов, общий настрой участников, тайминг и скорость решения сложных ситуаций (споров, конфликтов и т.д.).