Собеседование на должность помощника руководителя

Помощник руководителя – это должность с «особым статусом». В отличие от остального персонала он становится «доверенным лицом», у кого будет доступ к максимальному количеству информации, представляющей коммерческую тайну. Еще специалисту придется работать в режиме повышенной многозадачности. Перечисленные особенности накладывают отпечаток на требования к кандидатам и на содержание собеседования помощника руководителя.

Общие вводные вопросы помощнику руководителя

Начать интервью чаще всего принято с так называемых открытых вопросов. На них не выйдет ответить «да» или «нет, от соискателя ожидается обширный, развернутый рассказ. Задача сотрудника HR – вовремя направить разговор в нужное русло, помочь быстрее сообщить наиболее важные данные о биографии, опыте, навыках. На первичном этапе не надо бояться стандартных вопросов, достаточно следовать заранее составленному плану и оперативно переключаться на профильные.

Примеры вводных вопросов:

1. Расскажите о себе. Отличный способ для обеих сторон настроиться на предстоящий диалог. Цель простая – посмотреть, готовился ли кандидат к интервью, как он ориентируется в ситуации. Возможно, он сразу сообщит информацию, которую предполагалось выяснить чуть позже и удастся сэкономить массу времени.
2. Почему вы хотите оставить прежнюю работу. Крайне важный вопрос на собеседовании помощника руководителя. Его стоит задавать в самом начале разговора, как только ответ на предыдущий был исчерпан. Здесь ожидают раскрытия характера соискателя – не склонен ли он сам идти на конфликт, как оценивает предыдущего работодателя.
3. Как бы вас описали другие люди. Еще один вопрос с «подковыркой». Помощник – «почти руководитель», поэтому он должен уметь трезво оценивать себя. Его можно заменить рядом других, вроде «опишите свои недостатки, достоинства». Но в таком виде отвечать сложнее, кандидат лучше проявит свои навыки коммуникации.
4. Почему мы должны нанять именно вас. Вопрос интересен тем, что соискателю придется рассказывать о своих преимуществах без возможности сравнения с другими. Не подойдет для группового интервью, так как люди склонны копировать друг друга в ответах.

Например, подойдут такие форматы: «как вы думаете, о чем мы забыли поговорить» или «не хотели бы вы переформулировать ответ на один из предыдущих вопросов». Иногда интервьюеры совмещают собеседование со сбором статистических данных, вроде источника, откуда вакансия. Ответы помогут понять подход к поиску работы, расстановку приоритетов и мотивацию решения обратиться со своим резюме именно в вашу компанию. Компания UP business реализует различные подходы для проверки компетенции соискателей. Если ваши поиски длятся слишком долго, обратитесь за квалифицированной помощью к нам!

Оставьте заявку для консультации

Ситуационные вопросы на собеседовании помощника руководителя

При собеседовании на должность помощника руководителя обязательно задавайте вопросы, ответы на которые покажут, как соискатель реагирует на типовые, внештатные ситуации. Они позволяют оценить квалификацию специалиста, его способность выполнять должностные обязанности. Стаж, уровень образования – не всегда объективно отражают лидерские качества, реальные возможности эффективного выполнения задач, поставленных руководством.

Примеры ситуационных вопросов:

1. Чем вы больше всего гордитесь в качестве помощника руководителя?
2. Как вы расставляете приоритеты, если одновременно поставлено несколько задач?
3. Расскажите о самом сложном случае, когда приходилось принимать трудное решение.
4. Приходилось ли вам полностью замещать руководителя, на какой период?
5. Как часто вам приходилось делегировать полномочия своей команде?

Подбирать их перечень лучше исходя из реальных задач, которые придется выполнять специалисту. Такой опрос поможет составить объективную картину, насколько опыт соискателя соответствует требованиям работодателя. С этого момента собеседование на должность помощника руководителя должно перейти на оценку профессиональных качеств. Обычно HR-специалисту уже становится понятно, есть ли смысл продолжать разговор или соискатель непригоден для дальнейшего рассмотрения на вакансию.

Вопросы о навыках соискателя

Общие или открытые вопросы закладывают основу дальнейшего общения. Они помогают выяснить, как соискатель справляется со стрессом, формат отношений с командой на прежней работе, типовые проблемы с которыми приходилось сталкиваться. По завершении этой части желательно перевести собеседование к вопросам и ответам, характеризующим «будущего» помощника руководителя со стороны его профессионализма. При затруднениях в составлении специфических вопросов, доверьте подбор специалиста HR-компании Up Business. Эксперты предложат лучший набор тестов и проверок для эффективной оценки компетентности.

Вопросы о конфиденциальности

Специфика работы на вакантном месте включает необходимость соблюдения определенной степени конфиденциальности. Помощнику придется иметь дело с персональными данными сотрудников, с платежными сведениями (секретные номера банковских карт, страховые выплаты). Через него проходят переписка, протоколы совещаний, иногда затрагивающих щекотливые темы. Поэтому рекомендуется включить в интервью вопросы:

1. Как вы поступите, если коллега попросит рассказать, что происходило на совещании или, что пишут поставщики/клиенты?
2. Как вы обращаетесь с распечатками, электронными письмами, файлами, содержащими сведения с грифом «для служебного пользования»?
3. Какие типы информации вы причисляете к служебным, к коммерческой тайне, которые не следует обсуждать с коллегами, дома?

Работать помощнику директора предстоит с людьми разного уровня допуска, он должен понимать границы дозволенного. Также придется выполнять поручения, требующие соблюдения тайны, например, во избежание информирования конкурентов. Поэтому цикл профессиональных вопросов стоит начинать с обсуждения отношения к сохранению конфиденциальности информации.

Вопросы по коммуникативности

Для помощника важны и коммуникативные навыки. Они будут помогать руководить процессами, быстрее добиваться результата. Общаться предстоит внутри фирмы, за ее пределами, по телефону, лично, по электронной почте.

Примеры вопросов на выяснение навыков коммуникативности:

1. Расскажите, как вы отклоняете приглашение на встречу от имени своего руководителя.
2. Как вы преодолеваете «барьеры», если нужно организовать встречу с труднодоступным контрагентом.
3. Что вы делаете, если сталкиваетесь с раздраженным, воинственно настроенным клиентом?

Можно уточнить, привлекал ли соискатель на помощь других сотрудников, как он относится к тому, чтобы обоснованно объяснить невыполнение задачи, если столкнулся со сложностями. Подвох в таких вопросах есть: помощник должен следовать указаниям сверху, а не «плыть по течению».

Вопросы по многозадачности и расстановке приоритетов

Подошли к наиболее сложным навыкам. Помощник руководителя обязан уметь составлять план действий, расставлять приоритеты в условиях быстро меняющейся ситуации. Еще и успевать все сделать в установленный срок.

Примеры вопросов:

1. Вам нужно подготовить ответ на 7 звонков от разных контрагентов, перезвонить им. Как вы расставите приоритеты, какой порядок выполнения выберите?
2. Приходилось ли вам брать на себя управление графиком руководителя в ситуации, когда ему надо быть «одновременно» в двух местах?
3. Планерка затягивается, и начальник опаздывает на важную встречу, о которой договорились заранее. Ваши действия?

Практически все вопросы, касающиеся навыков – ситуационные. И это правильно, ведь нет единого решения для любой ситуации. Здесь важнее услышать алгоритм отработки проблем, который использовал бы кандидат на должность помощника.

Как провести оценку кандидата на должность помощника руководителя: примеры вопросов и ответов

Рассмотрим несколько примеров ответов на открытые вопросы. Важно понимать, что они будут развернутыми, специалисту HR придется «на ходу» выделять значимую информацию.

Какие ваши самые ценные навыки в качестве помощника руководителя?

«Я считаю, что мое самое большое достижение в работе – умение принимать решения и отвечать за них. Этот навык пришлось прокачивать буквально «с нуля», так как на прежнем месте работы мне впервые доверили столь большой круг задач. Приходилось буквально лавировать между нашими подрядчиками, чтобы каждый вовремя получал нужные уточнения по работам. Если руководитель был занят, я самостоятельно давал распоряжения исходя из ранее поставленных задач».

Комментарии. Ответ позволяет оценить, какие навыки в приоритете у соискателя, соответствуют ли они требованиям работодателя. Хорошо, если будет озвучено минимум 2-3 варианта, но не больше. Это покажет, что собеседник действительно стремился сделать серьезный вклад в работу. Четко понимает свои преимущества в качестве помощника руководителя.

Как вы справляетесь с многозадачностью на работе?

«Действительно, ежедневно мне приходится решать массу разнообразных задач. Часть поступает в тот же день, другие остались от предыдущих. Помогает справляться планирование и расстановка приоритетов по срочности, исходя из возможностей связаться с нужным человеком. Влияют даже сроки отпусков наших сотрудников, поставщиков, клиентов. Стараюсь выделять время на планирование каждый день в конце смены. Тогда с утра у меня есть четкая последовательность, что и когда сделать».

Комментарии. Такой ответ отражает приличный опыт балансирования между разными проектами, независимо от сроков и текущих задач. Соискатель здесь не озвучил, что старается одновременно заниматься только чем-то одним. Стоит уточнить этот момент, так как само по себе планирование еще не говорит о том, что он придерживается собственного плана.

Расскажите о случае, когда вам пришлось самому принимать сложное решение.

«Был такой случай. Руководитель ушел на больничный и буквально на следующий день приехал потенциальный клиент, у которого была назначена встреча. Оказалось, что никто, кроме меня, не был информирован о ее сути, поэтому пришлось брать ситуацию в свои руки. Обсудили детали вплоть до бюджета на реализацию совместного проекта. Мне осталось лишь проинформировать о достигнутых договоренностях начальника и получить обратную связь».

Комментарии. Кандидат на должность помощника руководителя не боится брать ответственность на себя. В то же время он не забывает свою роль (сообщил начальству результаты переговоров). Это отличная модель поведения. В ответе нет информации по дальнейшему развитию ситуации, стоит уточнить, руководил ли он ей до выхода начальства с больничного или взял паузу, только закрыв «горящий вопрос».

Резюме

Помощник руководителя – сложная должность. Сотрудник должен одновременно иметь навыки, позволяющие управлять коллективом, процессами, и быть исполнительным, как остальные подчиненные. Такая специфика накладывает отпечаток при собеседовании на должность помощника руководителя в части подготовки вопросов и шаблонов ответов. Специалисту HR важно заранее составить список требований и подводить разговор к определению соответствующих качеств у соискателя.