Сценарий стратегической сессии

Качественный подход к созданию сценария стратегической сессии – залог успешной реализации всех поставленных целей и задач групповой работы. Ввиду того, что к участию привлекается руководящий состав и ключевые специалисты компании, должны быть учтены мельчайшие организационные моменты, чтобы в отведенное время достичь максимального уровня ее эффективности.

Подготовка к стратегической сессии

К наиболее часто совершаемым ошибкам стратсессии относятся:

• слабая аналитика;
• недостаточно подготовленный для работы модератор;
• нарушение архитектуры процесса.

Часть из них позволяет избежать тщательно организованный подготовительный этап, поэтому ему стоит уделить особое внимание. В том числе сбору аналитики, ведь потеря драгоценного времени на перепроверку имеющейся информации и тем более ее поиск – явно не будут способствовать генерации новых решений текущих проблем. Поэтому стоит ответственно подойти к таким вопросам как сбор данных, их верификация и подготовка визуальной части для облегчения восприятия. Также на этом этапе происходит подбор докладчиков, определяются даты проведения самой сессии и приказом руководителя назначается куратор мероприятия.

В зависимости от поставленных целей, этап подготовки может быть наполнен теми или иными дополнительными процессами. Для одних организаций важным моментом станет упорный сбор и проверка информации, а другие будут вынуждены уделить особое внимание профессиональной работе куратора сессии.

Виды стратегических сессий

Цели организации определяют стратегию ее развития и оказывают основное влияние на виды стратегических сессий. Так, в зависимости от них выделяются:

• Разработка и определение миссии. Часто в связи с произошедшими внутренними или внешними изменениями предприятию могут потребоваться пересмотр предназначения компании. На таких мероприятиях разрабатывается не только сама миссия, но и корректируется видение, так называемый ориентир для движения вперед;
• Стратегическое планирование. Считается самым востребованным при проведении групповых мероприятий подобного уровня. На них формируются цели развития и векторное направление дальнейшей деятельности. Кроме того, могут ставиться задачи по формированию корректного образа компании для будущего, проводиться – краткосрочное и долгосрочное планирование, рассматриваться применяемые инструменты;
• Проведение адаптации выбранной стратегии. Помимо разработки новой стратегии, руководство компании может принять решение адаптировать имеющуюся под изменившиеся условия. Это может касаться как внешней, так и внутренней среды;
• Каскадирование задач. В том случае, если организация имеет сложную структуру может потребоваться разбивка принятых решений между отдельными бизнес-единицами, такими как дочерние предприятия, крупные департаменты, филиалы;
• В соответствии с заданной тематикой. Формат группового взаимодействия может потребоваться в определенных ситуациях, таких как запуск нового продукта, тестирование услуги. Чаще всего они имеют направленность в сторону совершенствования процессов и отточки отдельных элементов;
• Активизация креативного мышления. Чаще всего приурочена к производимым инновациям и изменениям в компании. Основная задача – вывести всех участников за рамки привычного видения событий и сформировать принципиально новую позицию в указанном вопросе;
• Сессия форсайт или по-другому мозговой штурм. Происходит моделирование дальнейшего развития с учетом текущих трендов, технологий и отдельных процессов, влияющих на рынок в целом. В результате создается перспективный план, охватывающий большой временной объем.

Примеры задач, решаемых в рамках стратегической сессии

Темы для стратегических сессий могут быть абсолютно разнообразными, в том числе они могут быть продиктованы необходимостью внесения изменений или разработкой планов на будущий год. Например, для таких задач как:

1. Поиск новых точек роста для бизнеса после глубокого анализа текущих процессов и состояния рынка. В этом случае применяется корпоративный разум, призванный объединить различные точки зрения для поиска единого решения.
2. Определение стратегических целей и идей развития компании на определенный период (сезон, месяц, полугодие).
3. Поиск единых приоритетов для формирования управления. Этот запрос имеет место быть в тех случаях, когда топ-менеджеры имеют различное видение на бизнес-процессы.
4. Привлечение отдельных групп специалистов для решения общих задач компании.
5. Обсуждение принципиальных моментов с командой, касающихся изменения модели ведения бизнеса, подхода к реализации стратегии, вопросов выхода на новые рынки сбыта, необходимости привлечения инвестиций, работы в рамках изменившихся условий.

Разработка сценария стратегической сессии

Стоит отметить, что сценарий стратегической сессии с расписанными подробно блоками всегда разрабатывается индивидуально с учетом потребностей и особенностей каждой организации. Тем не менее, как и любой процесс, он содержит в себе определенный алгоритм действий, позволяющий понять его структуру. Чаще всего в составе:

• стартовое положение организации;
• цель и результат, к которому команда стремится;
• аналитический подход к пониманию текущих процессов;
• разработка подходов и поиск решений;
• обсуждение и выбор оптимальных путей;
• разработка пошаговой программы действий.

Главная задача создания сценария проведения стратегической сессии – максимально четко сформулировать дорожную карту, которая позволит достичь всех поставленных целей.

Тема и план

Перед тем, как приступить к поиску оптимальных путей решения задач, неплохо бы объяснить всем участникам процесса, с какой целью стратсессия вообще проводится. Для этого собственник или руководитель предприятия должен четко обозначить важные темы. Все необходимые нюансы лучше документировать. Эффективным решением выступает создание и дальнейшее подписание регламента или так называемого плана стратегической сессии, который в качестве образца можно представить в следующем виде:

1. Перечень целей и задач стратегического планирования.
2. Подробная программа проведения мероприятия с расставлением акцентов.
3. Список всех участников
4. Данные отобранных для докладов специалистов.
5. Выделенный для проведения каждого этапа тайминг.
6. Общие правила и особенности проведения.

Составление всех вышеуказанных документов можно доверить одному из сотрудников компании, но сложно заранее предсказать, как пройдет реализация. Надежнее обратиться к профессионалам. Компания Up business внимательно относится к каждому заказчику и предлагает индивидуальные решения для максимального достижения поставленных задач. Богатый опыт проведения стратегических сессий различной сложности и, как следствие, их высокая результативность, позволяют с легкостью обходить не только организационные трудности, но и другие преграды на пути построения новой стратегии.

Видение компании

Прежде чем подключать творческий подход и креативить в поисках решения проблем, важно понять, каково видение собственника. Например, может возникнуть такая ситуация, что в качестве цели выставляется достижение финансового результата в 1 миллион рублей. Но при более детальном анализе оказывается, что при использовании действующих инструментов продвижения и определенного набора услуг емкость рынка не превышает отметки в 800 тысяч.

Таким образом, можно сделать вывод, что заниматься разработкой стратегии в этом направлении – нецелесообразно, так как результат никогда не будет достигнут. Именно на этом этапе большую роль играет аналитика, так как она позволяет определить текущее положение бизнеса, его перспективы развития в рамках имеющихся параметров, рассмотреть точки роста и возможные направления для расширения. Наиболее важные вопросы дискуссий на этом этапе – понимание, куда компания может развиваться, и за счет чего.

SWOT-анализ

Методика SWOT-анализа имеет краеугольное значение, особенно, когда речь заходит о долгосрочном планировании. Прежде чем приступать к заполнению, необходимо проводить разъяснения и уточнения для участников, у которых по ходу работы возникли вопросы. Также стоит сразу обозначить основные правила проведения этой эффективной методики.
Например, рекомендовать представить индивидуальное видение той или иной ситуации. Такой подход позволяет раскрыть потенциал каждого участника и получить более глубокое понимание текущего положения с учетом всех особенностей менеджмента в конкретном департаменте или отделе. Участникам разрешается обращаться к цифрам, запрашивать дополнительную информацию у узкопрофильных специалистов, словом, делать все, чтобы работа была максимально глубокой. В среднем, этот этап занимает не более двух часов.

После этого начинается коллективная деятельность на основе визуализации: флипчарт делится на четыре квадрата, а команда объединяется, чтобы определить наполнение каждого из них. В основе такого взаимодействия лежит принцип уважения и профессионализма. В ходе работы составляется квадраты силы и слабости, возможностей и угроз. Все эти решения направлены на формирование единого взгляда на ситуацию, в которой находится компания в конкретный момент. Преимуществами SWOT-анализа можно считать:

• привнесение новых решений за счет независимой работы;
• формирование у команды единого представления о будущем компании и ее текущем положении на рынке;
• единый подход к терминологии, понятийному аппарату и т.д.

На каждом этапе формирования данных они подвергаются общему обсуждению, что позволяет в конечном счете запланировать функциональные изменения, которые будут способствовать развитию предприятия.

Финальное голосование и оптимальный выбор факторов является окончанием анализа по системе SWOT. На основании полученных данных удается разработать общую матрицу планирования бизнес-стратегии.

Презентация решения

Оптимальным представлением принятых в ходе сессии решений является наглядная презентация. Чаще всего она проводится в свободной форме и нацелена на то, чтобы продемонстрировать набор решений, к которым коллективно пришли все участники. Для того, чтобы понять, как работает стратегическая сессия, можно рассмотреть наглядные примеры решенных в ходе нее задач. Например, консультант ставил вопрос об увеличении финансовых поступлений в организацию. В ходе определения целевых показателей было принято решение наращивать партнерские взаимоотношения, призванные увеличить доход от 10 до 50 %. В ходе проработки всех действующих факторов перед компанией встал ряд вопросов, направленных на решение указанной проблемы. По окончании сессии удалось выделить пути развития, обозначить сильные и слабые стороны принятого направления и сформулировать краткосрочные и долгосрочные опорные показатели. Для участников не осталось незакрытых разделов, а это значит, что пришло время переходить на следующий уровень работы над стратегией.

Закрытие стратегической сессии

Этап закрытия сессии, не смотря на свое название, не является конечной точкой в принятии конечных решений и определении вектора дальнейшего развития. Впереди еще много кропотливой работы, которая требует постоянного контроля и ревизии. А для участников сессии важно подготовить финальную таблицу с оценками итогов мероприятия. Принятые решения представляются в виде индивидуальных проектов, позволяющих декомпозировать задачи для дальнейшей работы над стратегией. Благодаря такому подходу, определяются контрольные точки, позволяющие в дальнейшем контролировать ее внедрение на всех этапах.

Типовой пример программы стратегической сессии состоит в следующем:

1. Четко формулируется задача, которую необходимо решить.
2. Определяется круг вопросов, направленных на решение главной проблемы.
3. Производится фиксация всех вышеназванных параметров и формируется план.
4. Каждый пункт детально заполняется, что приводит к пониманию, какие технологии, методики необходимо применять.
5. По окончании подготавливается дорожная карта, содержащая направление стратегического развития бизнеса.

Грамотно организованный процесс обязательно приведет к положительному результату и поможет компании выйти на качественно новый уровень развития.

Ответы на часто задаваемые вопросы

1. Из каких пунктов состоит базовый сценарий и нужно ли его разрабатывать индивидуально?

   Базовый сценарий сессии состоит из ряда пунктов, требующих однозначной индивидуализации. В отдельных случаях могут вставать вопросы связанные с миссией компании, ее ценностями и обнаружением новых ниш. В общем порядке сценарий включает в себя:
   

   • вступительный этап;
   • этап сбора аналитической информации;
   • постановки ключевых целей и стратегических направлений;
   • определение ключевых факторов развития, анализ угроз и слабых сторон;
   • разработка стратегических решений и плана дальнейших действий;
   • закрытие сессии.

   
   

2. Можно ли с применением внутренних ресурсов компании подготовить качественный сценарий стратсессии?

   Законодательных инициатив в области контроля за подобными мероприятиями на сегодняшний день нет, а их проведение продиктовано исключительно внутренними потребностями руководства компании. Однако для реализации стратегической сессии привлекается топ-менеджмент и ключевые специалисты предприятия. Это означает, что отвлечение от бизнес-процессов должно носить сугубо результативный характер. Поэтому привлечение профессионального участника рынка, отлично разбирающегося во всех нюансах проведения, крайне целесообразно.

3. К каким результатам может привести профессионально организованная сессия?

   В том случае, если все процессы стратсессии были сформированы в строгой последовательности, то по ее окончанию удастся добиться значительных изменений. В частности, сформировать конкретные цели, имеющие детальные цифровые показатели, перечень шагов по ее достижению, приоритетному стратегическому развитию.