Как пригласить на собеседование

Набор персонала предполагает несколько основных этапов: поиск, рассмотрение кандидатов, отбор и приглашение на собеседование наиболее целевых специалистов. И только затем – окончательный выбор. Как же пригласить человека на собеседование так, чтобы он явился вовремя и взял с собой все, что может понадобиться для подтверждения профессионализма? У нас – большой опыт проведения интервью с разными специалистами. Мы подскажем, как пригласить на собеседование грамотно и с результатом.

Приглашение соискателя на личную встречу – это информирующее сообщение, первая «ниточка» связи с работодателем, сигнал о заинтересованности. По его стилю, содержанию и формулировкам можно получить представление об особенностях работы компании, ее подходе, этике и культуре. Сообщение может как привлечь, так и отпугнуть потенциального сотрудника. Поэтому стоит знать, как правильно его построить, чтобы получить нужный эффект.

Необходимость официального приглашения

Приглашение на интервью в той или иной форме происходит у любой компании, которая набирает персонал. Но оно не обязательно официальное. Оформленным по стандартам компании, размещенным на фирменном бланке оно может быть у крупной организации со строгой корпоративной культурой. Такое приглашение подчеркивает серьезность и солидность работодателя. В других случаях допустимо менее формальное обращение. Достаточно придерживаться общих стандартов: делового стиля, краткости, емкости, вежливости и конкретики в указании дат, места и контактов.

Структура и оформление приглашения

Работодатели используют три способа известить соискателя об интервью – по электронной почте, по телефону и, в редких случаях, официальным письмом. Структура каждого варианта примерно одинакова – с нюансами в зависимости от источника. Образцы рассмотрим далее, общий же план приглашения на собеседование примерно таков:

• обращение к кандидату;
• представление;
• информирование о цели обращения;
• сообщение о месте и времени интервью (согласование с кандидатом);
• что необходимо иметь при себе;
• контакты HR-а в случае вопросов и сложностей.

Письмо-приглашение на собеседование: как составлять

Письмо-приглашение на собеседование по электронной почте или в мессенджере – сегодня самый распространенный способ оповещения кандидата об интервью. Структура послания такая же, как и в обычном письме. Но есть несколько важных нюансов, которые повышают доходимость кандидатов:

1. В письме по email-у желательно сделать пометку «Важное», чтобы сообщение выделялось и не терялось в череде писем. В теме нужно указать суть и наименование организации: «Приглашение на собеседование в ООО «Моя компания». И на всякий случай подтвердить получение письма звонком, так как есть риск попадания в спам (из-за участившихся случаев мошенничества в сфере трудоустройства почтовые сервера часто не пропускают предложения о работе через спам-фильтры).
2. Второй момент – срок давности контакта с кандидатом. Если с последнего контакта прошло много времени, и вы не уверены, свободен ли соискатель на момент обращения, лучше заранее уточнить, актуален ли для него поиск работы, и уже затем направлять письмо.

Вот пример скрипта приглашения на собеседование в письме:

• тема с указанием цели (поиск сотрудников) и названия организации,
• обращение к кандидату по имени, отчеству,
• напоминание, о какой вакансии и компании идет речь,
• варианты дат и времени проведения встречи,
• адрес, куда приглашают соискателя (желательно с картой, схемой проезда, ориентирами, ссылкой на сайт фирмы с дополнительными подсказками),
• что нужно взять с собой (удостоверение личности, документы об образовании, повышении квалификации, портфолио и т.п.),
• контакты встречающего лица (рекрутера или администратора, которому можно позвонить в случае задержки или если нужна подсказка, как добраться),
• дополнительная информация (то, что вы считаете важным сообщить).

А вот образец приглашения на собеседование по электронной почте, который вы можете адаптировать под свои цели:

Добрый день, (имя, отчество)!

Мы внимательно ознакомились с вашим резюме на сайте сайт.ру и хотим пригласить вас на собеседование на позицию менеджера по работе с клиентами в компанию «Моя компания».

Вспомнить открытую вакансию можно по этой ссылке (ссылка на вакансию).

Встреча планируется 10 декабря в 19.00 МСК по адресу – ул. Мира, дом 5, офис 225. Оно продлится до 1-1,5 часов.

На встрече мы подробно обсудим все задачи и обязанности, связанные с должностью. Вы сможете больше узнать о компании, условиях работы, системе мотивации и получить ответы на все интересующие вопросы.

Просим иметь при себе удостоверение личности, диплом об образовании и рекомендации с последнего места работы.

В случае возникновения вопросов, пожалуйста, обращайтесь по телефону 8 (123) 456-78-90. HR-менеджер ООО «Моя компания» А.А. Петрова.

Скачать шаблон письма приглашения

Как приглашать на собеседование по телефону

Некоторые работодатели предпочитают не писать, а сразу же звонить соискателям, чтобы договориться быстрее. Но о том, как правильно пригласить кандидата на собеседование по телефону, задумывается мало кто. Алгоритм приглашения кажется очевидным, а в реальности без подготовки разговор по телефону может получиться путанным и не достичь цели – донести до потенциального сотрудника все важные моменты собеседования.

Какие же правила есть у приглашения на собеседование по телефону? Как и в любых вербальных формах общения, важна поставленная речь, разборчивая дикция, дружелюбная интонация, логика и последовательность изложения. Перед тем, как приглашать на собеседование по телефону, стоит прикинуть примерный скрипт разговора, ответы на возможные вопросы от кандидата и другие нюансы, которые могут возникнуть в процессе.

Далее пример, как пригласить на собеседование по телефону. План и образец разговора.

• Приветствие.
• Информирование о причине звонка.
• Уточнение, удобно ли продолжать разговор. Здравствуйте, Иван Иванович! Вас беспокоит Ольга, менеджер компании «Моя компания». Заинтересовало ваше резюме на вакансию клиентского менеджера. Есть возможность обсудить трудоустройство?
• В случае согласия собеседника – представление деталей и подробностей встречи. Перед тем, как перейти к конкретике – дате, времени, месте интервью – желательно уточнить у собеседника, может ли он зафиксировать информацию, а по окончании разговора – продублировать ее кандидату по смс или в мессенджере. Хорошо бы иметь несколько вариантов дат и времени, чтобы у кандидата была возможность выбора. И конечно, важно приветливое и уважительное общение, чтобы установить контакт с собеседником и расположить его к продуктивному и результативному общению.

Перед тем, как перейти к конкретике – дате, времени, месте интервью – желательно уточнить у собеседника, может ли он зафиксировать информацию, а по окончании разговора – продублировать ее кандидату по смс или в мессенджере. Хорошо бы иметь несколько вариантов дат и времени, чтобы у кандидата была возможность выбора. И конечно, важно приветливое и уважительное общение, чтобы установить контакт с собеседником и расположить его к продуктивному и результативному общению.

Как отвечать на приглашение на собеседование

Как видите, единых стандартов оформления приглашения на интервью нет. Каждая организация выбирает удобные для себя форматы. Но если важно произвести впечатление, продемонстрировать респектабельность, значимость – следует тщательно готовить даже такое простое обращение, адаптировать под корпоративные стандарты и требования делового этикета. Такой подход покажет соискателю, что работодатель щепетилен в мелочах и может быть требователен к сотрудникам (значит, нужно серьезнее отнестись к вакансии и лучше подготовиться).

Что касается ответа на приглашение – у него также нет стандартов и правил. Примерная структура может быть такова:

• обращение к контактному лицу по имени, отчеству;
• благодарность за отклик и проявленный интерес;
• согласование предложенных дат и времени встречи или предложение своего варианта, если предложенный не устраивает (желательно указать причину).

Сроки отправки ответа – от 1 до 3 дней с момента получения приглашения. Более длительный ответ может показать, что соискатель не слишком заинтересован, а мгновенный, наоборот, создаст ощущение, что он цепляется за любой подходящий вариант. Хотя если вакансия популярная, с большим конкурсом на место и от организации с хорошей репутацией, то с ответом лучше поторопиться.