Как отказать кандидату после собеседования

По статистике зарубежных кадровых агентств, 95% соискателей хотят узнать мнение работодателей о своих резюме, и более 50% кадровиков честно отказывают кандидатам при приеме на работу. Отказ после собеседования – не самая приятная ситуация. Но и без него нельзя. Та же статистика показывает, что игнорирование не подошедших претендентов в 4 раза уменьшает шансы на общение с ними по другим вакансиям, на которые они потенциально могут подойти. А ведь кадровый резерв многих предприятий складывается как раз из специалистов, которые уже отправляли отклик на открытые вакансии компании.

Как отказать кандидату после собеседования, чтобы оставить положительное впечатление и не потерять кадровый ресурс? Рассмотрим причины и образцы ответов, которые помогут если не сохранить контакт, то как минимум не превратить соискателя в вашего врага.

Отказ соискателю в трудоустройстве: причины

По факту, отказать претенденту на вакансию работодатель может по любой причине, будь то недостаток образования, опыта, профессионализма, несоответствие конкретным требованиям к должности или субъективное впечатление (например, какие-то качества кандидата не понравились руководителю). То есть причины могут быть как официальные, предусмотренные законом, так и неофициальные. А вот обосновать отказ кандидату в работе, особенно после собеседования, когда обе стороны потратили личное время, работодатель обязан, опираясь на законодательство. Некорректный отказ может стать поводом для обращения в суд.

Законные основания для отказа

Законным основанием для отказа кандидату в работе после собеседования считается несоответствие «деловым качествам» – так в законе называют ситуации, когда у претендента не хватает необходимых для должности навыков и знаний, что должно быть подтверждено рекомендациями, собеседованием, прохождением каких-либо тестовых заданий. Или же уровень образования или квалификации ниже требуемого, что тоже должно подтверждаться соответствующими документами или их отсутствием. То есть правомерные для отказа причины могут опираться исключительно на профессиональные качества. На личные же – только в случае, если эти характеристики влияют на результаты работы.

Среди других законных причин:

• состояние здоровья (для некоторых вакансий, к примеру, связанных с продуктами питания, необходимы определенные медицинские свидетельства),
• психологическое состояние (может быть законным основанием, если несоответствие можно подтвердить тестированием, медицинским освидетельствованием или прохождением испытательного срока),
• возраст (согласно статье 63 ТК РФ, на некоторые должности не могут быть приняты несовершеннолетние или лица, чей возраст превышает определенный порог),
• проблемы с законом (на некоторые вакансии запрещено брать людей с судимостями),
• отсутствие в компании вакантных должностей (придется подтверждать штатным расписанием).

По сути, законных оснований всего два: деловые качества и требования, никак не связанные с претендентом или самой компанией, а обусловленные юридически.

Как же тогда отказать кандидату после собеседования правильно, если причины, по которым он вам не подходит, исключительно субъективные (например, неадекватное поведение, неподходящий внешний вид или просто неприятное впечатление). Ведь все мы люди, и ощущения от общения с будущими коллегами важны не меньше, чем профессиональное соответствие должности.

Есть два варианта правильно отказать соискателю:

• поискать законное обоснование по соответствующей вакансии, опираясь на должностную инструкцию, трудовой договор, квалификационные требования или профстандарты.
• принять другого кандидата со стороны или выбрать из собственного персонала (например, перевести и другого отдела) и закрыть вакансию, сообщив, что свободных должностей больше нет.

Ну и, наконец, переступить через впечатления и все-таки трудоустроить претендента.

Но если вы приняли отрицательное решение, важно помнить, что деловые качества, из-за которых вы имеете право отказать в трудоустройстве, должны быть связаны с ежедневными должностными обязанностями. То есть если, например, вождение автомобиля – не обязательное условие, то отказывать кандидату из-за того, что у него нет прав, нельзя. Рассмотрим, какие еще примеры отказа после собеседования будут считаться незаконными.

Скачать примеры писем с отказом

Кому нельзя отказывать

Все, что не попадает под несоответствие деловым качествам и не может быть подтверждено документами, тестированием, испытательным сроком, может расцениваться, как трудовая дискриминация. Но есть и конкретные, защищенные законом категории граждан, которым отказывать нельзя:

• Если женщина беременна или у нее есть дети (согласно статьям 16–18, 64, 332, 391 ТК РФ).
• Если специалист переведен на должность от другого работодателя и с момента его увольнения с прежнего места не прошло месяца (ст. 64 ТК РФ).
• Если сотрудник был избран на должность или принят по конкурсу на замещение должности.
• Если соискатель выиграл суд с работодателем на предмет трудоустройства.
• Если на должность претендует инвалид в рамках квоты рабочих мест (ст. 16 ТК РФ).
• Если человек работает по совместительству (совмещать несколько рабочих мест можно – ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ, ред. от 14.07.2022).
• Если претендент не прошел проверку надежности. Служба безопасности имеет право проверить кандидата, но отказать ему могут, только если в его биографии найдутся моменты, не соответствующие должности по закону (например, судимость, неофициальный диплом и т.п.).

Если человек пришел на собеседование повторно. Работодатель обязан проинтервьюировать претендента еще раз и сделать вывод на основании новой встречи, а не предыдущей.

Как правильно отказывать соискателям: гайд по отказам с примерами

Работодатель, которому важна репутация, всегда найдет возможность правильно отказать соискателю по вакансии. Во-первых, чтобы вернуться к общению, если претендент потенциально может подойти для других вакансий в будущем. Во-вторых, чтобы не испортить впечатление и не побудить человека негативно отзываться о компании. Ведь по статистике, собранной HR-блогом «Рекрутач», 97% кандидатов готовы советовать компанию своим друзьям и знакомым, если собеседование прошло на позитивной ноте. Рассмотрим примеры, как построить сообщение с отказом после собеседования, чтобы оставить у соискателя положительное впечатление.

Формулировка отказа

Если законных оснований для отказа нет, не рекомендуем вдаваться в подробности. Лучше всего выбирать обтекаемые фразы типа «руководитель принял решение остановиться на другом претенденте», «не готовы предложить вам эту должность», «несмотря на позитивное общение, мы решили продолжить диалог с другим специалистом» и т.п.

Вот пример изящного и аккуратного с точки зрения формулировок отказа от одной из американских компаний.

Внимание к кандидату

Обратите внимание, что встреча была не «для галочки», что вы отметили как минимум то, что он проявил ответственность и посетил собеседование. Поблагодарите за уделенное время и общение.

Вот образец удачного отказа с необычным примером из жизни как раз для такого случая.

Именно так случилось с основателем KFC полковником Сандерсом, которому сказали “нет” 1009 раз, прежде чем нашелся владелец ресторана, который согласился попробовать его уникальный рецепт приготовления цыпленка. Сейчас KFC – крупнейшая в мире сеть ресторанов, и ее пример только подтверждает, что шанс есть у каждого человека, который не опускает руки, не смотря ни на что.

Вы уже начали совершать первые шаги и, надеемся, продолжите действовать – откликаться на вакансии, отправлять резюме, посещать собеседования. А мы обязательно сообщим вам, если у нас появится другая подходящая должность.

Примеры отказов в приёме на работу:

Завершение сообщения

В финале желательно сказать что-то, что оставит у соискателя приятное впечатление и смягчит отказ. Например, «вы успешно прошли основные этапы отбора», «вы оказались в числе лучших», «с вами было приятно иметь дело», «вы проявили себя с лучшей стороны». А также предложите сохранить контакт: «если у нас появятся интересные и подходящие для ваших компетенций вакансии, мы обязательно вам сообщим», «разрешите внести вас в нашу базу и сообщать о появлении подходящих вакансий».

Вот удачный пример такого письма, отмечающий заинтересованность кандидата.

Здесь мы рассмотрели примерные формулировки для отказов в свободной форме. А в следующем разделе подготовили несколько образцов писем с текстом отказа соискателю после собеседования по официальным причинам, чтобы вы могли использовать их для своих целей.

Правила составления письма при отказе кандидату после собеседования

Вежливые и обтекаемые фразы уместны для устного отказа или неофициального сообщения. Закон не обязывает работодателей сообщать истинную причину, особенно если она не подтверждена юридически. Но если речь идет об официальном письме, то соблюдать четкую структуру, нейтральный тон и подкреплять формулировки действующими правовыми нормами необходимо, так как документ может быть использован в судебных разбирательствах. Рассмотрим подробнее, как написать официальный отказ соискателю по итогам собеседования и не проиграть.

Вот, что необходимо включить в письмо:

• юридическое название и реквизиты компании-работодателя,
• номер документа (официальное делопроизводство предполагает регистрацию документов),
• четкую и ясную формулировку причины отказа с указанием конкретных статей закона,
• подпись директора организации или руководителя HR-отдела с печатью.

Если кандидат попросил вас написать письменное уведомление, то вы обязаны предоставить ему такой документ. Мы готовы поделиться обоснованными законодательно примерами отказов кандидату после собеседования. Скачивайте и адаптируйте эти шаблоны к вашим рабочим ситуациям.

Ответы на часто задаваемые вопросы 

1. Обязательно ли давать ответ соискателю?

   Как уже говорилось, работодатель не обязан давать официальный отказ, если его не запрашивали. Однако молчание рекрутера или, того хуже, игнорирование запросов кандидата может спровоцировать выплеск негатива в виде плохого отзыва в интернете. Это может нанести ущерб репутации компании. Грамотный рекрутер знает, как вежливо отказать человеку в работе, чтобы не обидеть, и обязательно найдет возможность направить сообщение.

2. Когда нужно давать ответ после собеседования?

   Статья 64 ТК РФ обязывает работодателя сообщать кандидатам о причинах отказа в трудоустройстве в письменной форме в течение 7 рабочих дней. Но только при условии, что соискатель запросил предоставление отказа.

3. Каким способом лучше сообщать кандидату об отказе?

   Любой способ связи с кандидатами после собеседования уместен. Предпочтительнее тот, который использовался изначально. То есть если общение шло в мессенджере, то и отказ можно направить в нем. Если по электронной почте, то, соответственно, в письме. Однако если вы решите сэкономить время и обзвонить не подошедших кандидатов по телефону, ничего плохого не случится. Главное, чтобы каждый из них в итоге получил необходимую информацию.