Как подготовить бизнес к подбору персонала

Рассказываем как подготовить свой бизнес к подбору персонала, чтобы максимально снизить текучку и взять сотрудников, которые быстро приведут вас к результату.

Мы в компании UP business подходим к подбору персонала поэтапно — эти этапы выделены в ходе многолетней практики работы более чем с 800 бизнесами.

Только после всех этих подготовительных этапов мы приступаем к найму необходимого сотрудника. Эта масштабная подготовительная работа необходима для того, чтобы подобрать вам сотрудников, которые смогут максимально эффективно справиться с задачами бизнеса и привести вас и вашу компанию к намеченным целям.

Вы можете выполнить все пункты самостоятельно — если у вас хватит навыков и усидчивости или воспользоваться услугами нашей компании — все подготовительные этапы включены в стоимость, ведь одна из наших ключевых ценностей — результат.

1. Прописать цели собственника на пути к подбору персонала

Это нужно, чтобы мы закрывали вакансии, опираясь на долгосрочную цель, а не на сиюминутное «затыкание дыр».

Нам необходимы цели собственника в данном бизнесе на следующие периоды:

Долгосрочные цели на 3-5 лет;
Среднесрочные цели на 1 год;
Краткосрочные цели на 1-4 месяца.

Обязательно эти цели прописать, вариант «я их и так знаю» не работает. Прописываем цели по стандартной модели SMARTER:

Specific — цели должны быть максимально конкретными;
Measurable — цели должны иметь параметры, которые можно измерить и понять, что они достигнуты;
Attainable, Achievable — цели должны быть реально достижимыми;
Relevant — необходимо также определить истинность целей, то есть, действительно ли вам в жизни нужно достижение этих целей, соответствует ли достижение целей вашим ценностям и личным целям;
Time-bound — ограничение целей во времени, обычно достижение целей привязывается к конкретной дате;
Exciting — цели должны вдохновлять вас на действие, выходить за ваши привычные рамки;
Recorded — цели должны быть распечатаны и размещены в месте, где вы будете видеть их ежедневно.

Все эти «должны быть» и «необходимо» относятся к эмпирической практике достижения результатов — понятно, что вы никому и ничего не «должны», просто указанная практика постановки целей по SMARTER действительно работает.

2. Прописать основной бизнес-процесс на пути к подбору персонала

Это в принципе необходимый документ для компании, мало того — большая часть деловых конфликтов в организациях происходит из-за несогласованности бизнес-процесса внутри коллектива — отсутствуют договоренности, закрепленные на бумаге:

Кто и за что отвечает, какова зона ответственности;
Как между собой взаимодействовать на пересечении зон ответственности.

Так же, грамотно построенный бизнес процесс в компании позволит с каждым новым клиентом повышать эффективность бизнеса в целом.

В нашем случае, прописание бизнес-процесса упрощенное — это необходимый этап перед построением организационной структуры компании, которая приведет ее к достижению целей собственника и сделает прозрачным и понятным отсутствующие звенья сотрудников в компании.

Вариант оформления бизнес-процесса в компании

3. Составить динамическую орг. структуру для подбора персонала

Этот этап необходим для понимания в динамике развития компании. При выполнении данного пункта мы не будем тратить время на краткосрочное затыкание дыр и сможем посмотреть, какие сотрудники смогут привести компанию к долгосрочному результату. Частым «побочным эффектом» бывает то, что на планируемую должность вполне может подойти менее опытный и более дешевый сотрудник.

Оргструктура необходима нам также в динамике — текущая, среднесрочная и долгосрочная, составляется под уже прописанные цели собственника и дырки в бизнес процессах:

Текущая орг. структура, что есть сейчас;
Орг. структура, которая нужна будет через 4-6 месяцев;
Орг. структура, которая нужна будет через 1-3 года года;

Вариант динамической оргструктуры. Мы оформляем обычно в MS Visio.

4. Выявить текущую основную проблематику и составить задачи для новых сотрудников

Проблематику компании и текущие задачи мы выявляем на диагностике, которая бывает:

Экспресс — телефон, скайп или встреча в течении 60-90 минут;
Расширенная — диагностика в компании, в течении 2-4 часов;
Полная — обычно занимает 1 день в компании включая интервью с всеми ключевыми сотрудниками + еще одна дополнительная встреча;

По результатам диагностики мы составляем расширенный отчет, в котором приводим текущую проблематику, ее причины и пул стратегий, которые смогут эту проблематику решить с разным уровнем временных и денежных затрат и различными сопутствующим уровнем риска.

Проблематику можно выявить и самостоятельно, погуглив «вопросы для диагностики бизнеса». Эффективность самостоятельной диагностики бизнеса зависит от открытости вашего ума, опыта ведения бизнеса и усидчивости.

Проблематика и пути ее решения в купе с целями собственника, бизнес-процессом и орг. структурой позволят составить корректные задачи для нового сотрудника:

Составляем краткосрочные задачи для нового сотрудника — задание на испытательный период. Тестовое задание позволяет нам приглашать на собеседование только тех соискателей, кто в перспективе может эти задачи в компании реализовать. Тестовое задание мы составляем только на руководящие и ключевые должности и должности, в которых спрос на работу превышает предложение — например, финансовый аналитик, бухгалтер и проч.
Составляем среднесрочные задачи на срок до 1 года

5. Подготовить систему мотивации нового сотрудника как инструмент подбора персонала

Это обязательный этап двусторонней продажи на собеседовании — соискатели хотят хотя бы примерно понимать, сколько денег они смогут заработать сегодня, через месяц, через год и так далее:

Анализируем рынок заработных плат для выявления диапазона ЗП. Мы используем ресурс Работа.Яндекс;
Анализируем задачи для нового сотрудника и в соответствии с уровнем ответственности и необходимых компетенций корректируем заработную плату в меньшую или большую сторону;
Под выявленные задачи определяем переменную часть — бонусы, проценты, KPI и другие показатели.

Как подготовить эффективную систему мотивации — читайте тут.

6. Подготовить с собственником или ТОП-менеджером инвестиционную презентацию компании

Один из самых неочевидных этапов. За все время практики я встретил только двух (!) собственников, которые с воодушевлением подошли к подготовке инвестиционной презентации. Остальные считают, что уж что-что, а рассказать про свою компанию они могут и без подготовки — практика показывает, что в ~80% случаях это не так и собственники здорово «лажают», рассказывая, например, про свою компанию на групповом собеседовании, на котором присутствуют от 20 человек.

Инвестиционная презентация необходима для эффективной продажи компании соискателям. Относится ко всем видам собеседований, но, конечно, в большей степени, к групповым. На потоковых и индивидуальных собеседованиях можно немного снизить свою планку — у вас не будет волнения, связанного с презентацией своей компании перед группой (а поверьте, по практике даже самые суровые собственники и ТОП-менеджеры при отсутствии навыка выступления перед публикой очень здорово теряются) — проговаривать презентацию вы будете каждому отдельно, но даже тут будет лучше хорошо подготовиться.

От эффективности проведения инвестиционной презентации зависит:

На сколько легко пройдет собеседование, ваши трудозатраты — если соискатель «купил» вашу компанию еще на этапе инвестиционной презентации, то вам будет на порядок проще проводить с ним собеседование — ведь он уже будет хотеть попасть к вам на работу;
Сможете ли вы «сторговать» соискателя по условиям работы. Ведь ваша цель — купить себе эффективных сотрудников по минимально доступной цене, и если продажа вашей компании будет успешна — вы сможете договориться с сотрудниками на более выгодных для вас условиях.