Структура PR отдела

В каждой компании можно встретить отдельное подразделение, отвечающее за продвижение. Структура pr отдела дифференцируется в зависимости от отрасли, потребностей организации, типа собственности и размеров. Общим остается неизменное выполнение стратегических задач по поддержанию связей с общественностью.

PR служба: понятие и основы формирования

Pr-отдел представляет собой структурно выделенное подразделение, на которое возложены функции по пиару и работе в области продвижения организации, а также проведения мероприятий с целью реализации этих задач.

На практике процесс формирования подобных служб опирается на 3 принципа:

• функциональность. Перекрытие потребностей по коммуникациям;
• территориально-отраслевой. Учитывающий специфику географии предприятия и профиля работы;
• текущей ситуации. В зависимости от потребностей проводятся изменения и вносятся корректировки.

Кроме того, на структуру pr службы влияют цели и задачи компании, отрасль работы, размеры финансирования, сегмент деятельности и территориальная принадлежность. Например, руководство нуждается в посреднике для распространения информации. В этом случае отдел будет исполнять чисто прикладные функции, а значит иметь прямое подчинение и небольшой штат. В сущности, это может выполнять даже один человек. Однако быстро найти пиар менеджера с соответствующей квалификацией будет явно не просто.

В другом случае, фирма ставит стратегическую цель в систематическом поддержании устойчивых связей с общественностью разных форматов и независимую деятельность, направленную на работу с имиджем. Такое подразделение будет иметь особую выделенную структуру с расширенными полномочиями.

Третий подход заключается в том, что работа по pr-деятельности комплексно передается на аутсорсинг. Профессиональный подход и точное выполнение поставленных задач выглядят привлекательнее, чем содержание маркетингового отдела, испытывающего трудности с грамотным применением профильных инструментов. Рекрутинговая компания UP business для каждого клиента находит индивидуальные решения, не только позволяющие оказывать услуги на высоком уровне, но и способствующие постоянному развитию бизнеса.

Получите расчет стоимости PR-сопровождения

Функции PR отдела и основные направления деятельности

Вне зависимости от внутренней организации pr-служба выполняет следующие основные функции:

1. Комплексная работа со СМИ, направленная на формирование положительного имиджа компании. Организация и проведение мероприятий с участием прессы и представителей медиа.
2. Реализация информационной и коммуникационной политики компании. Построение графиков, планов, отслеживание процессов по соблюдению выбранной стратегии.
3. Деятельность, направленная на ведение социальных сетей и официальных аккаунтов предприятия в интернете. Работы, направленные на продвижение веб-сайта, обработку и получение обратной связи от клиентов, пользователей.
4. Работа со статистическими данными по результатам опросов, анкет. Для определения эффективности применяемых инструментов.
5. Организация и проведение pr-кампаний и иных рекламных мероприятий по продвижению.
6. Работа с отзывами и отслеживание информации в открытых источниках относительно упоминаний фирмы, формирование общественного мнения.
7. Развитие и укрепление отношений с аудиторией, представителями медиа пространства.
8. Анализ работы конкурентов.
9. Информирование о выпуске новых продуктов, услуг.

Важно понимать, что в зависимости от масштаба деятельности требуется разное количество привлекаемых сотрудников. Например, в рамках среднего предприятия все функции передать одному специалисту не представляется возможным.

Специфическими особенностями направления деятельности пиар отдела являются:

• углубленная работа со СМИ;
• необходимость упора на маркетинг;
• проведение промоушена и иных pr-мероприятий с целью привлечения внимания к деятельности предприятия.

Традиционно структура пиар компании нуждается в функциональной реализации и управлении. Поэтому отдел должен состоять из руководителя и работников, призванных выполнять отдельные функции.

Основными полномочиями начальника отдела является организация, координация деятельности вверенного ему подразделения. Работа с ключевыми клиентами, проверка пресс-релизов, разработка стратегии pr продвижения, формирование положительного мнения среди контрагентов, развитие корпоративной культуры. Кроме того, он контролирует работу всех сотрудников, проводит анализ их деятельности.

Что касается других работников, то структура pr-службы может включать в себя:

• журналиста;
• специалиста по рекламе и работе с коммерческими проектами;
• имиджмейкера;
• специалиста по работе с оперативной информацией;
• менеджера по работе со средствами массовой информации, прессой, ТВ и иными медиа;
• финансиста, отвечающего за бюджетирование.

В зависимости от должностной инструкции и потребностей компании в полномочия персонала включаются различный функционал. Например, оценка эффективности запущенных рекламных интеграций, работа с текстами и публикациями, имиджем и репутацией, отбор, поиск площадок и платформ для размещения.

Для больших компаний актуальна автономия pr-службы, состоящей из отдельных отделов. Например:

• пресс-служба. Работает со всеми видами СМИ, отвечает за мониторинг информационного поля, подготовку пресс-релизов, размещение материалов.
• Отдел по связям с общественностью. Разработка и координация pr-кампаний, сбор откликов аудитории, разработка фирменного стиля, проведение общественных мероприятий.
• Отдел внутреннего пиара. Работает с корпоративными коммуникационными процессами, направленными на персонал компании.
• Отдел аналитики. Выполняет стратегическое и информационное планирование пиар деятельности. Составляет календарные планы, контролирует реализацию поставленных задач, анализирует успешность проектов.
• Техническое сопровождение.
• Архив и делопроизводство.

Следует понимать, что содержание расширенного штата зачастую не оправдывает произведенных вложений.  Обращение в стороннюю компанию за услугами может оказаться существенно более выгодным решением. Основные функциональные подразделения pr агентства работают сообща и исключительно на результат, тем самым снимая с владельца организации-заказчика необходимость решать непрофильные задачи.

Получите расчет стоимости PR-сопровождения

Схема работы пиар-отдела компании и пример типовой структуры

Универсальной структуры pr-службы не существует. Это всегда индивидуально-организованное подразделение, учитывающее множество особенностей работы предприятия. В общем виде, включает в себя обязательное перекрытие всех основных функций пиар отдела.

Процесс взаимодействия заключается в последовательной реализации поставленных руководством компании задач, связанных с развитием компании и ее продвижения на рынке. В первую очередь, вся работа отдела направлена на формирование положительного имиджа организации и заблаговременную работу с негативными отзывами и инструментами недобросовестной конкуренции. Подразделение по работе с общественностью призвано собирать, анализировать информацию из различных источников и направлять ее руководству в формате отчетов. Далее документы попадают в управление предприятием, и принимается решение о выпуске необходимого пресс-релиза. В задачи менеджеров пиар отдела входит контакт со СМИ, мониторинг упоминаний и публикаций в медиа пространстве. Для того, чтобы отдел работал как единый механизм необходимо разработать качественные стандарты, регламентирующие каждую должность. 

Визуализация схемы работы пиар отдела выглядит следующим образом:

PR-агентство или PR-отдел: что эффективнее

От успешной организации PR-отдела зависит качество и уровень продвижения компании на рынке. И если для одной организации достаточно взять в штат одного менеджера, способного точно доносить информацию от руководства до конечного потребителя продукции или услуги, то для другой – необходимо будет организовать выделенное структурное подразделение. Не стоит также забывать про услуги аутсорсинга. Профессиональная команда специалистов нашего агентства в короткие сроки запустит работу, и в этом случае результат будет предсказуемо положительным.