Как подобрать офис-менеджера

Сам по себе подбор офис-менеджера мало отличается от подбора других сотрудников. В этой статье мы разберем, как провести собеседование и как проверить компетенции, необходимые для офис-менеджера.

Человек сидит, перед вами резюме, анкеты, которые он заполнял, и прочие документы. Как понять, насколько человек соответствует тому, что написано? Если резюме не очень красиво составлено — какие таланты оно может скрывать? О чем спрашивать соискателя? Давайте попробуем разобраться по каждой из требуемых компетенций. 

Компетенции и их проверка

Умение работать в условиях многозадачности

Это важный навык, потому что офис-менеджеру поступает большое количество информации. Он подчиняется кому-то одному, но реактивные задачи прилетают из разных источников. Кроме того, нужно удержать в голове активные задачи, которые офис-менеджер уже знает.

Узнать, насколько человек готов работать в режиме многозадачности, поможет кейс с несколькими вводными. Пример: у вас срочный вызов к генеральному директору, просьба забронировать аудиторию №111 на время, которое наступит через 15 минут, задача заказать трансфер для партнера из Шереметьево (рейс прибывает через 2 часа), также отправить корреспонденцию за вчерашний день и запротоколировать встречу с отделом маркетинга через 40 минут. Распределите, пожалуйста, по времени эти 5 дел. 

Если человек вспомнит все 5 дел, воспроизведет хотя бы близко суть задач — это уже большой плюс. Если он что-то забыл — вопрос к внимательности, к его памяти. Если логично изложил ответ и сумел объяснить, почему последовательность действий именно такова (и вы с этим согласны) — человек явно может логически размышлять и, несмотря на многозадачность, распределять дела по мере приоритетности.

Вопросы для собеседования офис-менеджера

Позитивное отношение к людям

Офис-менеджер — это человек, который контактирует с большим количеством людей, и он не должен вызывать отторжения. Люди должны обращаться к нему с удовольствием, особенно если менеджер берет на себя административные функции, обеспечивает комфорт и уют. Поэтому он должен быть, что называется, с доброй душой.

Это легко уточнить, ненавязчиво расспросив его о предыдущем месте работы. Коллектив был хороший? Как сложились отношения? Можно не о коллективе, а о друзьях, уточнить тип социальной жизни человека. Если у человека не возникает в процессе рассказа никаких негативных реакций, их можно спровоцировать, спросив: неужели не было никаких конфликтов? «Ну были, и бог с ними, ничего страшного, со всеми конфликты случаются, я лучше вам расскажу, какой у нас был классный коллектив: мы вместе ездили на выставки, на шашлыки, до сих пор общаемся». Когда вы слышите такое доброжелательное отношение к социальным контактам человека — скорее всего, в целом он позитивный.

Коммуникативные навыки

Важно уметь выстроить отношения с людьми — причем с разными, из разных отделов, даже не очень дружащих друг с другом. 

Представьте себе, что вам необходимо провести встречу с руководителем отдела дизайна и руководителем финансовой службы. Например, у вас есть переговорная комната, которая бывает периодически нужна этим людям и сотрудникам их отделов для встреч с клиентами или для совещаний. Ваша задача как офис менеджера — разрулить ситуацию так, чтобы обе службы могли решать свои задачи, все были довольны, и не было проблем с производством основного продукта компании. Вопрос: каким образом вы построите эти встречи? Какие внесете предложения? Какие вопросы будете им задавать, как будете принимать решение? 

Критерий правильности решения — уточняющие вопросы: когда вам необходимо помещение, на какое время, можно ли перемещать это время? Вы проводите планерки утром — можно ли сместить их на вечер? Можем ли мы проводить их в нашей столовой, например, или подобрать другие помещения для этих целей? То есть доброжелательно, без нажима искать альтернативы посредством задавания вопросов каждому из участников и выявления нужд (и оценки, что это именно нужда, а не принципиальная позиция человека).

Высокая вариативность поведения

Человек должен уметь проявлять сообразительность и быстро находить решения по вопросам, которые он ранее не решал.

Очень простой кейс. Берете любой предмет — пластиковый стакан, дырокол, картинку на стене — и говорите человеку: у вас 10 секунд на то, чтобы придумать максимальное количество вариантов применения этого предмета. Любых — логичных, нелогичных, умных, идиотских, просто как можно больше вариантов. Оценивать красоту этих вариантов не нужно, только количество. Если человек выдает за 10 секунд больше 4 идей — неплохой результат. Если меньше, то будьте готовы к тому, что менеджер не очень вариативный, часто будет приходить к вам за советом. Может быть, и не стоит обращать большого внимания, если все остальные параметры менеджера вас устраивают.

Заказать подбор офис-менеджера

Отсутствие серьезных карьерных амбиций

Карьерист не засидится на менеджерской работе — он попросится перейти в продажи или еще куда-то, в более серьезные проекты. Он не захочет долго заниматься большим валом очень важной, но незаметной работы.

Здесь достаточно задать прямой вопрос: каковы ваши карьерные ожидания? В какой максимальный срок вы бы хотели достигнуть этой карьерной планки? Если человек говорит неопределенно, от года до нескольких лет, или называет большие сроки около 5 лет — скорее всего, карьерные амбиции у него не очень высокие, его устроит уровень комфорта на новой должности. 

Можно проследить и проанализировать предыдущую карьеру по резюме или просто у него спросить — как развивалась ваша карьера? Получали ли вы повышения? Или для вас важнее отношения в коллективе, деньги и т.д.?

Стрессоустойчивость

Без нее никуда: большой объем работы, в связи с этим большой объем проблем, нужно уметь их решать. 

Можно расспросить, что больше всего раздражало на предыдущем месте работы, и посмотреть, насколько с негативом человек отвечает. Если он говорит, что были негативные моменты, но видно, что он относится к этому либо ровно, либо даже с позитивом — скорее всего, стрессоустойчивость высокая. 

Можно провести такой кейс. Вы лично договорились с коллегой о правилах пользования переговорной, но он нарушает эти правила. Причем так, что вам регулярно достается по шапке от руководителя, например, за оставшийся к вашему приходу беспорядок — маркеры не на месте, доска не вытерта, мусор, чашки кофе забыты с помадой. Что будете делать? 

Негативный и не очень стрессоустойчивый человек расскажет, как он будет наказывать того коллегу, жаловаться, что он не соблюдает правила, которые были оговорены. Человек более стрессоустойчивый скажет: я с ним поговорю, спрошу, почему он так делает, выявлю причину, попрошу уборщицу сразу после него заходить и убирать там. Найдет конструктивное решение, как не проблему найти или создать конфликт, а именно решить вопрос, закрыть его. 

Высокая внимательность, обучаемость

Внимательность — чтобы ничего не упустить, обучаемость — чтобы можно было быстро запоминать информацию и находить способы решения вопросов. 

Элементарные вопросы на внимательность: скажите, пожалуйста, как меня зовут? Я в начале разговора называл свою должность — как она называется? С чего сегодня начался разговор? А что было после этого? 

Можно дать на 1 минуту детскую игрушку и попросить максимально подробно ее изучить. Через минуту забрать и спросить: скажите, пожалуйста, какого цвета этот утенок? Какого цвета его глазки? Из какого материала? Были ли надписи, на каком языке, размер, шрифт? Какие-то вещи, которые человек не будет железно фиксировать, но при этом они заметны, они были. Если человек правильно воспроизводит менее 50% информации, то с внимательностью и памятью не очень хорошо. Потому что времени на впитывание информации было достаточно, предмет был небольшой и понятный, человек держал его в руках.

Об обучаемости также говорит успеваемость человека в школе и в ВУЗе. Если человек плохо учился в институте или был троечником в школе, то у него явно была проблема с восприятием и запоминанием информации. Что изменилось за это время? В основном у людей, который в детстве плохо обучались, с возрастом ситуация с обучением только ухудшается.

Лояльность к работодателю

Офис-менеджер иногда исполняет секретарские функции, и очень важно, чтобы от него не исходил никакой негатив во взаимоотношениях с другими коллегами, с партнерами или клиентами, которые посещают компанию.

Можно спросить о предыдущих местах работы: скажите, пожалуйста, какие отношения у вас остались после того, как вы покинули рабочее место? Если человек негативит, то на серьезную лояльность к вашей компании надеяться не стоит. Но по одному ответу делать вывод не нужно, смотрите на тенденцию. Возможно, у человека произошла неприятность на работе, и он с горечью об этом говорит. Но если на остальных предыдущих местах все было иначе — скорее всего, можно не обращать внимания на его единственный негативный опыт. 

Еще вопрос: какие положительные черты работы в нашей компании вы видите? Человек лояльный сможет их сформулировать даже на этапе собеседования — вы уже что-то ему рассказали о компании, он выделил для себя положительные вещи. После этого вы говорите: покритикуйте, пожалуйста, нашу компанию, ведь есть за что. Человек, в целом лояльный, не сможет выдать много критики. На три положительных высказывания будет примерно одно средней негативности — типа, вижу, что пыль сегодня еще не успели вытереть. Это не страшно, высказывание подобного рода вполне лояльно.

Заказать подбор офис-менеджера

Порядочность

Финансовая порядочность

Хозяйственные вопросы — например, закупку канцелярии, закупку воды, клиринговые услуги, питание для офиса — в значительной части случаев курирует офис-менеджер. Здесь возможны различные схемы отката или еще чего-нибудь, поэтому важно, чтобы человек был порядочен. 

Пример кейса: к вам пришли две клининговые компании, компания Альфа и компания Бета, стоимость услуг примерно одинаковая. Но компания Альфа говорит, что вас отблагодарит — подарит сувенир, занесет торт или еще что-то. Что будете делать?

Человек, который не падок на сувениры и подарки, скажет: если цена и качество одинаковые, я буду ориентироваться на порядочность, на своевременность, на дополнительные опции. Хорошо, если человек очень хочет подарить сувенир, задам вопрос коллективу: ребят, у нас тут Альфа и Бета, вроде никак не отличаются, но Альфа хочет еще и торт подарить — берем? Только через публичное одобрение, согласование с руководителем и т.д.

Информационная порядочность

Речь о порядочности с точки зрения умения хранить тайны — условно тайны, не очень публичную информацию о компании, о режиме работы компании. Например, если в определенные часы приезжают инкассаторы, а офис-менеджер наблюдает за этим и потом рассказывает друзьям или близким. Это не самый страшный фактор, но не очень хороший. 

Вопрос к соискателю: представьте, что вы в курилке или в коридоре услышали, как сотрудник, общаясь по мобильному телефону явно не с коллегой, рассказывает нюансы жизни офиса. Каково будет ваше отношение к этому? А ваши действия? 

Сотрудник, который настроен на конфиденциальность, не обязательно должен наброситься на этого человека, но выказать отношение — объяснить, что нежелательно рассказывать кому-то о предприятии, тем более тратить на это рабочее время. Проявить добрую хозяйственность: мол, не очень чистые на руку собеседники могут подобные разговоры использовать, даже если человек случайно сболтнул и т.д. 

Ответственность

Безусловно, человек должен уметь брать на себя ответственность и за процессы, и за результат. 

Ответственность очень удобно проверять, если кандидатов несколько — дать им групповое задание с презентацией в финале. Например, кейс «Переезд офиса». Задача — организовать переезд офиса на новое место (от станции метро Юго-Западная на станцию метро Китай-город). Офис 30 человек, 20 из них продажники. Мощности — бухгалтерия, отдел продаж, кабинет руководителя, серверная, менеджерская, шоу-рум, кухня. Срок — 1 рабочая неделя. Пожелание руководителя — не отрывать продажников от работы. Разработайте план реализации этого проекта. 

И смотреть на групповую динамику. В основном сразу выделится лидер, который будет предлагать решения — это, как правило, очень креативный человек. И обычно находится тот, кто берется в финале это презентовать, потому что остальные начинают тушеваться, скидывать ответственность. Здесь не важно, что они будут говорить, важно понаблюдать, кто какие роли занял.

Если нет возможности провести этот кейс в группе, можно предложить его и одному кандидату. Человек ответственный ответит, что сделает такие-то шаги в такой-то последовательности, а человек, не очень готовый к ответственности, захочет ее с кем-нибудь разделить — скажет, что ему нужен помощник, от каждого отдела по уполномоченному и прочее. 

Этот кейс также удобен и для оценки организаторских способностей кандидата — насколько правильно и логично человек организовал переезд. 

Хозяйственность

Важно, чтобы у человека был опыт наведения порядка в офисе, где, по его мнению, что-то нужно поправить, усовершенствовать, улучшить. 

Здесь уместен кейс «Хозяюшка»: смотрите, вы прошли через наш офис (важно, чтобы он действительно прошел), увидели такие-то помещения, такие-то отделы, вот это помещение, где мы находимся. Скажите, пожалуйста, что бы вы как профессионал здесь усовершенствовали, будучи офис-менеджером? Офис-менеджер либо сразу, либо в течение минутки раздумья набросает несколько предложений, оценить которые по здравости и уместности вполне в ваших силах. Действительно, почему у нас в кулере нет стаканчиков? Почему кулер не включен? В принтере нет бумаги. Цветы явно не поливают, пыль не протерта, клининговая компания косячит. Здравые наблюдения человека, который привык контролировать чистоту и порядок. 

Если с чистотой все в порядке, придирок нет — можно спросить, как сделать данное помещение более уютным. Что можно еще лучше сделать? Человек предложит поставить цветы, заменить жалюзи на шторы, добавить мягкую мебель, постелить ковер.

Навыки переговоров

Это нужно для взаимодействия с подконтрольными службами или подрядчиками, чтобы отстаивать позицию компании и не вестись на какие-то уловки, вынужденные условия и т.д. 

Пример кейса: компания, с которой вы неоднократно сотрудничали по вопросу перевозки грузов из одного офиса в другой, выставляет новый прайс, где цены на 15% выше. Новый менеджер этой компании говорит, что теперь они будут работать таким образом. Этот партнер для вас удобен и вам было бы лучше его сохранить, чем искать нового — объем большой, другая компания может подвести, это риск для подразделения. Что вы будете делать? 

Важно, чтобы человек в принципе пытался предлагать какие-то решения, начал задавать вопросы. Почему 15%? В связи с чем расценки выросли? При каких условиях можем оставить предыдущие цены? Чье это решение, с кем я еще могу поговорить в вашей компании? Он должен предпринять какие-то действия, пусть даже примитивные, чтобы отстоять действующие условия.

Соответствие корпоративной культуре

Человек должен подходить под нее в том числе и внешне, потому что часто он является лицом компании. Это узелок, через который взаимодействуют многие подразделения компании, и образец, на который могут ориентироваться, например, новые сотрудники.

В целом это видно по внешним параметрам. Единственный момент — на собеседование люди предпочитают одеваться в деловом стиле, поэтому неплохо будет расспросить человека о предыдущем месте работы. Какой был корпоративный стиль? Насколько он был вам комфортен? Как вы предполагаете, какой стиль используется у нас? Оцените по 10-балльной шкале уровень комфорта — насколько вам хотелось бы от этого стиля отходить, как часто и т.д. Если человек высказывает сомнения или неуверенность в том, что это его стиль — скорее всего, это не совсем ваш человек, ему придется через себя переступать, будет не очень легко.

Подытожим

Провести собеседование с офис-менеджером не сложно. Я рассказывал так долго и подробно, чтобы стало максимально понятно. Получить ответы на эти вопросы можно в течение 20-30 минут, внимательно слушая и наблюдая за человеком. 

Повторюсь: ключевые компетенции — умение в стрессовой ситуации потянуть множество разнообразных задач и взаимодействовать с разными типами людей. При этом пребывая в хорошем настроении, соблюдая порядок и комфорт, порядочное отношение и лояльность к компании и коллективу. Важно, чтобы человек был без серьезных карьерных амбиций и соответствовал тем параметрам поведения, которые приняты в компании, чтобы они бы не подъедали у него энергию, не вызывали стресс.