Подбор прибыльного коммерческого персонала в UP business coaching Подбор персонала
Отдел продаж
Увеличение прибыли
Заказать обратный звонок
с 10:05 до 19:00 Пн-Пт
8 (800) 555-0-998

Аудит отдела продаж

Аудит отдела продаж

Вам нужен аудит отдела продаж или все-таки нет? Пять причин, когда его стоит делать, а когда нет.

Что такое аудит отдела продаж

Аудит отдела продаж — это целый комплекс мероприятий, который позволяет определить «точку А» коммерческого блока вашего бизнеса — позволяет понять, в каком месте по развитию бизнеса вы находитесь сейчас, и какие пути развития у вас есть — с рисками, примерной стоимостью и возможными выгодами.

В каких случаях необходим аудит отдела продаж

Причина для аудита отдела продаж №1. Изменение структуры компании

Обычно диагностику отдела продаж у нас заказывают компании, которые уже достаточно давно работают на рынке и хотят поменять структуру своей работы.

Вы захотели построить диверсифицированный сильный отдел продаж, где были бы фермеры, хантеры и клоузеры или presale и sale. Например, у вас всегда были менеджеры по продажам, которые делали все в отделе: и новых клиентов приводили, и с текущими работали, и ездили на встречи, закрывали сделки. А сейчас вы хотите создать колл-центр с относительно недорогими сотрудниками и оставить в своем городе, например, только ключевых менеджеров по работе с клиентами.

В этом случае я бы предложил начинать именно с диагностики, потому что не всегда понятно, надо ли оно вам и принесет ли пользу.

Любое изменение нужно просчитывать в рисках и деньгах. Чтобы принять решение по поводу трансформации отдела продаж, нужно понимать, сколько денег это будет стоить, сколько времени на это уйдет, какие риски при этом есть. И я откровенно скажу, я встречал целый ряд компаний, которые хотели что-то трансформировать в своем отделе, но после аудита мы понимали, что в рамках текущего отдела лучше ничего не трогать. Если уж очень хочется нового масштаба то проще и эффективнее выстраивать параллельную структуру а текущую оставить без изменений вовсе или с минимальными изменениями. Потому что нет гарантий, что изменение приведет к росту выручки и прибыли, чтобы покрыть трудозатраты и трансформационные риски.

Причина для аудита отдела продаж №2. Трудности в работе с сотрудниками в отделе продаж

Второй вариант, когда стоит проводить аудит отдела продаж — когда вы просто не знаете, что делать: вы откровенно уперлись либо в стену, либо в потолок, и постоянно получаете одни и те же ошибки. Например, никак не можете найти руководителя отдела продаж. Вроде ищете, ищете, ищете, вроде все хорошие ребята, но не уживаются. Почему? Непонятно. Опять нанимать нового — опять тратить время, деньги, уже хочется сделать это хотя бы с минимальной уверенностью в результате.

Другой пример — у вас никак не получается нанять хороших менеджеров по продажам в отдел. Все специалисты упираются опять же в какую-то невидимую стену, из-за которой у вас растет текучка до нерыночных 50-80% на тестовом периоде, и непонятно, почему такая она большая. У вас наверняка есть свои догадки в чем проблема, но как её решить минимальными затратами — непонятно. Уволить? Дорого. Что делать?

В этом случае диагностика отдела продаж может помочь, потому что один из этапов диагностики — это интервьюирование всех сотрудников. И зачастую обратная связь, которая выявляется на самом интервьюировании, позволяет сделать выводы, которые вы бы сами в своем бизнесе никогда не сделали — просто потому, что очень многие сотрудники напрямую вам никогда не дадут обратной связи — это, конечно, зависит от отношений, которые вы выстроили с вашими сотрудниками. Они могут сказать это нашим консультантам. Есть методики, которые позволяют даже по реакциям определять, насколько у вас хорошие, сильные, яркие отношения с вашими сотрудниками и в чем состоит проблематика.

Причина для аудита отдела продаж №3. Высвобождение ресурса собственника

Иногда руководителю или собственнику бизнеса хочется тотально изменить свою загруженность в этом бизнесе и высвободить наконец свой ресурс. При текущей работе вам непонятно, как это делать. Если вы находитесь в такой ситуации — действительно, аудит отдела продаж может вам помочь, потому что решения не всегда очевидны.

Аудит отдела продаж

В данном случае проблема решается путем систематической работы с отделом продаж и с вами, как с собственником, в формате коучинга, который поэтапно сможет привести вас к тому, что вы начнете тратить все меньше и меньше времени на работу.

Звучит как сказка, но это работает. И у нас есть кейсы, когда собственник впервые за шесть лет уехал отдыхать. Сначала на месяц, потом остался на три, а сейчас он в Москве находится порядка девяти месяцев в году, и на всю зиму уезжает отдыхать в теплую страну. Есть кейс, когда собственник просто передал всю управленческую деятельность своим сотрудникам, партнерам, и уехал полностью отдыхать.

Но здесь каждая ситуация индивидуальна, потому что бывают такие бизнесы, которые построены на вас как на личности. И вас физически из этого бизнеса вытащить никак нельзя, можно только снизить вашу загруженность. Или, например, выстроить параллельно рядом новую структуру, которая понемногу будет снимать с вас эту нагрузку.

Причина для аудита отдела продаж №4. Выход бизнеса на новый уровень

Аудит отдела продаж будет полезен тем, кто хочет выйти на новый уровень работы. Например, у вас есть цель — захватить долю рынка, с ваших текущих 5% или 10% сделать скачок до 15–20%, а то и больше. И вы не понимаете, какими методами это можно делать, либо те методы, которые вы знаете, видели и пробовали, вызывают у вас сомнения.

В данном случае аудит отдела продаж не может быть панацеей, но может быть одной из экспертных позиций, которая на выходе вам даст все варианты развития. Их всегда больше, чем один. Это два, три, пять вариантов достижения цели, каждый со своими рисками, сроками и стоимостью.

Уже выбирая из них, вы примете осознанное решение. Может быть, оно вообще того не стоит. А может быть, стоит, и непонятно, почему вы до сих пор этого не делали, когда доступен очень простой путь, и для этого нужно масштабировать всего лишь один блок в компании.

Все это, опять же, индивидуально для каждой компании, потому что существует ряд бизнесов, в которых для роста продаж нужно наращивать сразу все четыре блока: маркетинг, продажи, продукт и бэк-офис.

В данном примере при аудите отдела продаж мы можем получить достойный результат. Либо в вашем бизнес-процессе не хватает обратной связи от отдела маркетинга и людей, которые реализуют продукт. Либо вам давно пора делить сотрудников на двойки-тройки, где будет один менеджер по привлечению клиентов и два менеджера по работе с текущей базой — потому что текущим клиентам у вас внимания не уделяют, а именно они являются вашим критерием стабильности и развития.

Решения постоянно разные, у каждой из компаний есть свои особенности, но также есть очень много схожего даже в абсолютно разных бизнесах.

Причина для аудита отдела продаж №5. Подтверждение собственной гипотезы экспертным мнением

Бывает так, что решение вам вроде очевидно и интуитивно вы понимаете что делать, но решение затратное как по финансам, так и по вашим трудозатратам. Например — построить параллельный отдел продаж и после того, как новый отдел получит минимальный результат, уволить зазвездившихся сотрудников из старого отдела, наняв в старый отдел новых же сотрудников. Дорого. Непросто. Надо ли? Вроде уже точно определились что надо, но вам было бы спокойнее, если бы сторонние эксперты подтвердили бы вашу гипотезу.

Или у вас средний бизнес и изменение работы одного направления — блока продаж, например, очень сильно влияют на работу смежных подразделений — производства, закупок. Работа отдела и между отделами выстраивалась долгий период времени и всё работает стабильно. Но вам очевидно что рынок требует от компании изменений и более гибкие конкуренты все откусывают свою долю рынка, а вроде бы и так все стабильно работает и последствий изменений будет столько, что работать придется так, как вы давно отвыкли. Надо ли всё это затевать?

Вот в этих случаях аудит отдела может быть вам так же полезен. Всегда решений больше чем одно и, на удивление, вы можете с нашей помощью увидеть новое простое решение, которое вы, в силу «замыленности» взгляда не заметили. А может мы ничего нового и не скажем, зато просто прорисуем риски и добавим вам вводных для принятия более взвешенного решения.

Аудит отдела продаж в убыточном бизнесе

Если компания начала стагнировать либо ушла в операционный минус, аудит отдела продаж тоже может вам помочь. Однако мы за такие проекты редко беремся по причине их очень высокой стрессовости, нагруженности и, зачастую, отсутствия денег у клиента. Если деньги есть — например вы, как инвестор, думаете купить компанию или уже купили, то работа возможна с рядом оговорок. Работать с нами да и вообще с кем бы то ни было за последние деньги — не самое лучшее решение. А быть последней соломинкой, за которую хватается утопающий, нам тоже не хочется.

Кейсы такие были — мы выявляли, что компания убыточная, уже в ходе работы. И бывали даже случаи, когда убыточные компании малого бизнеса с –400 000 рублей мы вытаскивали до +800 000 за полгода после проведения аудита — следуя одной из стратегий, выявленных после проведения аудита.

Но это побочные кейсы, и за подобного рода работы мы не беремся. Если это ваш случай, то рекомендуем вам провести аудит отдела продаж самостоятельно, поискав в интернете те же самые вопросы для диагностики бизнеса. У того же БМ они есть в открытом доступе. На старте вам будет этого достаточно, а если есть личные накопления, то лучше будет заказать коуч-сессии или пройти экспресс-диагностику — мы ее дарим целевым клиентам при заказе услуг по найму продающего персонала. Этого обычно более чем достаточно для того, чтобы выбрать вектор развития, потому что чаще всего очевидные ошибки лежат на поверхности.

Этапы проведения аудита отдела продаж.

Этап #1. Установочная встреча.

В рамках этого этапа происходит согласование плана проекта.

Формат: личная встреча

Результат: План проекта и проектная группа, включающая сотрудников компании UP business coaching и сотрудников компании заказчика.

Этап #2. Клиент и клиентская стратегия

В рамках этого этапа:

  • Составляется портрет ЦА (Целевой Аудитории) по нишам, продуктам, ЛПР (Лицам, Принимающим Решения);
  • Формируется клиентская стратегия — то есть приоритеты в работе с клиентами.

Формат:

  • Интервью с сотрудниками и, если такая возможность у компании есть, с текущими клиентами;
  • Мозговые штурмы с сотрудниками.

Результат: Понимание целевых, околоцевых и сложных групп клиентов, особенностей работы с каждой группой.

Документы:

  • Матрица потребностей, характеристики и выгоды;
  • Прописанные портреты клиентов;
  • Матрица в формате куба Лескова-Демкиной.

Этап #3. Аудит коммерческой стратегии.

В рамках этого этапа проводится аудит коммерческой стратегии.

Формат: Совместный анализ консультанта и представителя компании по ADL-матрице и матрице Ансоффа*

*возможны другие инструменты

Результат: Понимание на какие рынки с какими продуктами и какими темпами должна развиваться компания.

Документы:

  • ADL-матрица
  • Матрица Ансоффа
  • Выводы в отдельном документе

Этап #4. Финансовый анализ в рамках коммерческой стратегии.

В рамках этого этапа:

  • Проводится финансовый анализ в рамках коммерческой стратегии;
  • Упрощенный анализ XYZ / ABC.

Формат: Отчеты предоставляются сотрудниками компании заказчика в согласованной форме.

Результат: Выделяем группы клиентов и продукты, которые будут обеспечивать вход на рынки (как дополнение к коммерческой стратегии) как товары-локомотивы. Продукты, которые компанию будут обеспечивать оборот и обеспечивать прибыль.

Документ: Выводы по финансовому анализу.

Этап #5. Цикл взаимодействия с клиентом (ЦВК) + Организационная структура коммерческой службы.

В рамках этого этапа:

  • Проводится анализ действующей организационной структуры, предположений по развитию действующей структуры согласно текущей стратегии отдела продаж.
  • Разбираются статусы, через которые проходят разные группы клиентов, набор действий, который нужен для перевода клиента с одного статуса на другой.

Формат: Индивидуальный коучинг на личной встрече.

Результат:

  • понимание необходимых кадровых ресурсов,
  • понимание текущего и желаемого распределение функциональных обязанностей

Документы:

  • Динамическая оргструктура развития коммерческого блока на краткосрочную, среднесрочную и долгосрочную перспективу;
  • Цикл взаимодействия с клиентом.

Этап #6. Технологии продаж.

В рамках этого этапа проводится:

  • Анализ воронки продаж начиная с привлечения клиентов заканчивая повторными покупками;
  • Аудит инструментария.

Формат: анализ сотрудниками UP business coaching по результатам интервью и на основании предоставленных сотрудниками вашей компании данных.

Результат: Понимание ключевых точек повышения эффективности продаж и инструментов с помощью которых можно увеличить конверсии в этих точках.

Этап #7. Управление продажами.

Проводится анализ системы управления продажами — документов, регламентов, инструкций, внутренних мероприятий, алгоритмов взаимодействия сотрудников на пересечении зон ответственности подразделений.

Форма: Аудит документов регламентирующую работу сотрудников отдела продаж и интервью

Результат: Понимание сильных сторон и зон роста в системе управления коммерческим блоком и инструментов, с помощью которых управление можно сделать более простым, точным и эффективным.

Этап #8. Оценка неиспользуемого потенциала сотрудника.

В рамках этого этапа проводятся индивидуальные интервью с:

  • ключевыми сотрудниками коммерческого блока разного уровня;
  • смежными ключевыми сотрудниками;
  • линейными сотрудниками отделов продаж.

Формат: Индивидуальное мотивационное интервью.

Результат: Найден неиспользуемый потенциал сотрудников и шаги, позволяющие вывести эффективность сотрудников на новый уровень

Документ:

  • Общий отчет с выводами;
  • Индивидуальный отчет по ключевым сотрудникам, в котором обратная связь от сотрудников по работе компании, амбиции и готовность к саморазвитию сотрудника, потенциал и факторы его сдерживающие, рекомендуемые шаги

Этап #9. Мотивация.

В рамках этого этапа проводятся индивидуальные интервью с:

  • ключевыми сотрудниками коммерческого блока разного уровня;
  • смежными ключевыми сотрудниками;
  • линейными сотрудниками отделов продаж.

Формат:

  • Индивидуальные интервью;
  • Расчет рентабельности по выбранным группам сотрудников;
  • Анализ показателей по рынку труда и конкурентам.

Результат: Понимание скрытых проблем компании, понимание неиспользуемого потенциала сотрудников.

Документы:

  • Рекомендации по корректировке системы мотивации, схемы мотивации в соответствии с потребностями сотрудников и рекомендации по позиционированию системы мотивации.
  • Расчет рентабельности;
  • Анализ ожиданий по рынку труда.

Результат

В результате клиент получает экшн-план, который готовится совместно с сотрудниками по методу прогрессивного джипега — составляется на протяжении 5-6 недель начиная с крупного плана, переходя к детализированному.

Результат: К моменту завершения нашей работы будет составлен план, который включает в себя минимально эффективные действия по каждому элементу коммерческого блока компании с ответственными, точками контроля и формой контроля в диаграмме Ганта.

Документы:

  • Диаграмма Ганта;
  • Выводы;
  • Документы, на которых основаны выводы;
  • План, в котором каждое действие подкреплено документом, каждое действие подтверждено исследованием.

Опыт работы

Аудиты отделов продаж:

  • АСД-Имэкс — крупная оптово-производственная компания. Один из крупнейших дистрибьюторов товаров для дома, №2 в России по продаже бытовых и секундных клеев. 18 лет на рынке;
  • Группа компаний «Азалия» — один из крупнейших дистрибуторов срезанных и горшечных цветов в России. 20 лет на рынке;
  • Europarts — один из лидеров рынка дистрибуции серверного оборудования в России;
  • Работа с выше обозначенными компаниями подкреплена отзывами и многолетним сотрудничеством;
  • В нашем багаже также аудиты отделов других компаний разного масштаба;
  • 79 успешных проектов по 43 клиентам по формированию отделов продаж, подбору продающего персонала и повышению эффективности отделов продаж.

Один из примеров отчета после аудита отдела продаж. Отчет индивидуален под задачи бизнеса.

Пример отчета, отдельно предоставляется характеристики сотрудников. Отчет индивидуален под задачи бизнеса.

Для заказа аудита отдела продаж у нашей компании оставьте заявку или позвоните нам. Стоимость и сроки рассчитываются индивидуально.

 

Получите консультацию по вашей задаче
Введите телефон:
Подписаться на e-mail рассылку

Введите ваш емейл в форму ниже и раз в неделю мы будем присылать полезный контент на почту. Без рекламы.

Введите ваш E-Mail: